Sjablonen: bericht aan medewerkers, betrokkenen, chatbot, markering en DPIA
Kort antwoord
Sommige eisen uit de wet moeten jullie zelf uitvoeren, bijvoorbeeld medewerkers informeren voordat AI met een hoog risico in gebruik komt. GoalCube heeft daarvoor kant-en-klare teksten, door GoalCube geschreven (niet door de AI) op basis van jullie registratie. Open het sjabloon vanuit de taak onder AI-gebruik > "Het ontbreekt" of onder AI-gebruik > Sjablonen, vul de bedrijfsnaam en de verantwoordelijke in, kopieer de tekst en gebruik hem. Markeer de taak daarna als gedaan.
Alle sjablonen
| Sjabloon | Wat het is | Wat jullie ermee doen |
|---|---|---|
| Bericht aan medewerkers | Een kant-en-klaar bericht aan de medewerkers dat jullie AI gaan gebruiken bij dossiers over hen. | Vul hierboven de bedrijfsnaam en de verantwoordelijke in. Kopieer de tekst naar een mail en stuur die naar de werknemersvertegenwoordiger (bijvoorbeeld de vakbondsvertegenwoordiger) en de betrokken medewerkers. Markeer daarna de taak als gedaan. |
| Bericht aan de betrokken personen | Een korte tekst voor degenen om wie het dossier gaat, bijvoorbeeld sollicitanten, dat AI helpt bij de beoordeling. | Kopieer de tekst naar jullie vacature, ontvangstbevestiging voor sollicitanten of privacyverklaring. Markeer daarna de taak als gedaan. |
| Tekst voor chatbot | Een korte tekst die zegt dat je met een AI chat. | Plaats de tekst als eerste bericht van de chatbot. Markeer daarna de taak als gedaan. |
| Markering van AI-inhoud | Een korte markering voor inhoud die met AI is gemaakt. | Plaats de markering onder beelden, audio en video die met AI zijn gemaakt. Markeer daarna de taak als gedaan. |
| Concept-DPIA | Een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) is een kort document over het risico voor de personen over wie gegevens gaan en wat jullie doen om dat te verkleinen. | GoalCube heeft het meeste ingevuld. Vul de velden tussen [haken] in, kopieer de tekst naar een document en sla het op in jullie eigen map. Laat het gerust aan jullie adviseur zien. Markeer daarna de taak als gedaan. |
Zo gebruik je een sjabloon
- Tik op Sjabloon gebruiken (of Het concept gebruiken) bij de taak onder "Het ontbreekt" op AI-gebruik. Alle sjablonen staan ook onder AI-gebruik > "Achtergrond, termijnen en snelle links" > Sjablonen, met de status "Gedaan" of "Niet gedaan".
- Vul de bedrijfsnaam en de rol van de verantwoordelijke in.
- Kopieer de tekst en gebruik hem zoals het sjabloon beschrijft.
- Tik op Markeren als gedaan en schrijf een korte notitie. De notitie gaat mee in het rapport voor de toezichthouder.
De teksten zijn een goed uitgangspunt, maar geen juridisch advies. Twijfelen jullie, laat ze dan door een jurist lezen.