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KI-Richtlinie für Mitarbeiter: Was muss hinein?

KI-Richtlinie, KI-Schulung und KI-InventarZuletzt aktualisiert 2 Min. Lesezeit

Kurze Antwort

Eine KI-Richtlinie sind die Regeln Ihres Unternehmens für die Nutzung von KI. Sie sollte festlegen, welche Tools freigegeben sind, wofür sie genutzt werden dürfen, welche Daten nie eingegeben werden dürfen, dass Menschen über Menschen entscheiden, wer verantwortlich ist und wie die Mitarbeitenden lernen, KI zu nutzen. Das Gesetz verlangt keine Richtlinie unter diesem Namen, aber sie ist der einfachste Weg zu zeigen, dass Sie KI-Kompetenz (Art. 4 KI-VO) und DSGVO ernst nehmen. Überprüfen Sie sie mindestens einmal im Jahr.

Kurze Vorlage

  1. Zweck. Wir nutzen KI, um besser zu arbeiten – ohne Abstriche beim Schutz der Daten von Kunden, Mitarbeitenden und Lieferanten.
  2. Freigegebene Tools. [Zum Beispiel Microsoft 365 Copilot und ChatGPT Business.] Andere Tools brauchen eine Freigabe.
  3. Daten. Geben Sie nie Ausweis- oder Sozialversicherungsnummern, Gesundheitsdaten, Kontonummern, Passwörter oder unsere geheimen Begriffe ein. Nutzen Sie GoalCube, wenn KI mit personenbezogenen Daten arbeiten soll.
  4. Entscheidungen. KI darf vorbereiten, aber über Menschen entscheidet ein Mensch.
  5. Kontrolle. Prüfen Sie die Antworten der KI immer. KI kann sich irren und Dinge erfinden.
  6. Verboten. Wir nutzen KI nicht, um Gefühle zu erkennen oder Menschen nach ihrem Verhalten zu bewerten.
  7. Schulung. Alle, die KI nutzen, absolvieren unsere KI-Schulung.
  8. Verantwortung. [Rolle] ist für die Richtlinie verantwortlich und überprüft sie mindestens einmal im Jahr.

In GoalCube

GoalCube schreibt einen Entwurf der Richtlinie auf Basis Ihres KI-Inventars und Ihrer freigegebenen Tools. Sie können eigene Abschnitte ergänzen und die Richtlinie mit einem Klick beschließen. Ändert sich das KI-Inventar, zeigt GoalCube, dass die Richtlinie eine neue Version braucht.

So gehen Sie vor

  1. Beginnen Sie mit Ihrem KI-Inventar.Die Richtlinie muss zu der KI passen, die Sie tatsächlich nutzen.
  2. Listen Sie die freigegebenen Tools auf.Und welche Tarife – etwa nur Business-Tarife mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
  3. Schreiben Sie auf, welche Daten nie geteilt werden dürfen.Ausweis- und Sozialversicherungsnummern, Gesundheitsdaten, Kontonummern, Passwörter – und Ihre geheimen Begriffe.
  4. Halten Sie fest, dass Menschen entscheiden.Die KI darf vorbereiten; Menschen entscheiden über Menschen.
  5. Benennen Sie eine verantwortliche Stelle.Eine Rolle, keine Person – damit die Richtlinie auch hält, wenn jemand die Stelle wechselt.
  6. Beschließen und teilen Sie sie.Und überprüfen Sie sie mindestens einmal im Jahr.

Das sagt das Gesetz

Art. 4 KI-VO – KI-Kompetenz
Eine Richtlinie ist eine der Maßnahmen, die KI-Kompetenz fördern.
Art. 24 und 32 DSGVO
Geeignete organisatorische Maßnahmen – etwa klare Regeln, welche Daten geteilt werden dürfen.

Fragen und Antworten

Ist eine KI-Richtlinie gesetzlich vorgeschrieben?

Nicht unter diesem Namen. Sie ist aber der einfachste Weg, Maßnahmen für KI-Kompetenz und organisatorische Maßnahmen nach der DSGVO zu dokumentieren.

Wie lang sollte sie sein?

Kurz. 1–2 Seiten, die die Mitarbeitenden wirklich lesen, sind besser als 20 Seiten, die niemand liest.

Wie oft muss sie aktualisiert werden?

Wenn Sie neue KI einführen, wenn sich die Regeln ändern – und mindestens einmal im Jahr.

Quellen

Geschrieben von GoalCube-Redaktion. Zuletzt aktualisiert 11. Oktober 2026. GoalCube hilft Ihnen, die KI-Verordnung und die DSGVO einzuhalten. Es ist keine Rechtsberatung.

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