Was ist ein KI-Inventar, und brauchen wir eins?
Kurze Antwort
Ein KI-Inventar ist eine Übersicht über jede KI-Nutzung im Unternehmen: wofür die KI genutzt wird, mit welchem Tool, mit welchen Daten, wer verantwortlich ist und welches Risiko die Nutzung nach der KI-Verordnung hat. Die KI-Verordnung verlangt kein Inventar mit diesen Worten. Aber ohne Inventar können Sie Hochrisiko-Nutzungen nicht erkennen, den richtigen Mitarbeitenden die passende KI-Kompetenz vermitteln oder der Aufsicht antworten. Es ähnelt dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach der DSGVO – und lässt sich mit ihm verbinden.
Die Felder eines guten Inventars
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Nutzung | Antwortentwürfe für Kundenanfragen |
| Tool und Tarif | ChatGPT Business |
| Daten | Kundennamen, Bestellungen, Freitext (pseudonymisiert) |
| Entscheidungen über Personen? | Nein |
| Risiko nach KI-Verordnung | Minimal |
| Verantwortlich | Leitung Kundenservice |
| Bestätigt | 3. Oktober 2026 |
Das Inventar in GoalCube
In GoalCube entsteht das Inventar von selbst: Bittet eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die KI um etwas Neues mit Unternehmensdaten, erfasst die KI die Nutzung, und GoalCube stuft sie nach festen Regeln ein. Geringes Risiko wird automatisch freigegeben; Hochrisiko und Entscheidungen über Personen muss zuerst ein Mensch bestätigen.
Wird automatisch nach Ihren Regeln freigegeben. Ihre Mitarbeitenden brauchen die nötige KI-Kompetenz (Art. 4 KI-VO).
Nutzer müssen erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen (Art. 50 KI-VO). GoalCube hat einen fertigen Text, den Sie verwenden können.
Recruiting steht in Anhang III KI-VO. Ein Mensch bestätigt die Nutzung, bevor die KI Daten erhält, und entscheidet jeden Fall (Art. 14 und 26 KI-VO; Art. 22 DSGVO).
Emotionserkennung am Arbeitsplatz ist verboten (Art. 5 KI-VO). GoalCube hilft dabei nicht.
Das Beispiel ist vereinfacht. In GoalCube beantworten Sie einige wenige Fragen, und die Einstufung folgt festen Regeln.
So gehen Sie vor
- Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden.Welche KI-Tools nutzen sie, und wofür? Auch die kostenlosen.
- Erfassen Sie jede Nutzung einzeln.Dasselbe Tool für zwei Zwecke sind zwei Einträge.
- Notieren Sie Daten und Zweck.Personenbezogene Daten? Sensible Daten? Entscheidungen über Personen?
- Bestimmen Sie das Risiko.Verboten, hoch, begrenzt oder minimal.
- Lassen Sie eine verantwortliche Person bestätigen.Vor allem bei Hochrisiko und Entscheidungen über Personen.
- Halten Sie es aktuell.Neue KI-Nutzungen werden erfasst, bevor Daten geteilt werden.
Das sagt das Gesetz
- Art. 4, 5, 26 und 50 KI-VO
- Die Pflichten hängen von der Nutzung ab. Ein Inventar ist der praktische Weg, den Überblick zu behalten.
- Art. 30 DSGVO – Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, zu dem auch KI-Nutzung mit personenbezogenen Daten gehört.
Fragen und Antworten
Wie detailliert muss das Inventar sein?
So detailliert, dass eine außenstehende Person Nutzung, Daten und Risiko versteht. Eine Zeile pro Nutzung mit wenigen Feldern ist ein guter Anfang.
Wer führt es?
Eine verantwortliche Rolle, etwa HR, IT oder die Geschäftsführung. Mitarbeitende müssen neue Nutzungen melden können.
Wie erfasst GoalCube?
Die KI erfasst die Nutzung anhand der Aufgabe, und ein Mensch bestätigt die Angaben. Erst danach erhält die KI Daten.
Quellen
Geschrieben von GoalCube-Redaktion. Zuletzt aktualisiert 11. Oktober 2026. GoalCube hilft Ihnen, die KI-Verordnung und die DSGVO einzuhalten. Es ist keine Rechtsberatung.
Seien Sie unter den Ersten.
Wir planen den Start im November 2026. Merken Sie sich vor, dann hören Sie von uns, sobald Sie loslegen können.