Personuppgiftsbiträdesavtal

1. Parterna och avtalets ingående

Detta personuppgiftsbiträdesavtal (”Bestämmelserna”) har ingåtts mellan

Personuppgiftsansvarig: det företag eller den organisation som har skapat ett konto hos GoalCube och godkänt GoalCubes allmänna villkor (”kunden”),

och

Personuppgiftsbiträde: Goalcube ApS, CVR-nr (danskt företagsregisternummer) 44709805, Ahlmannsvej 19, st., 6400 Sønderborg, Danmark (”GoalCube”).

Bestämmelserna är en del av GoalCubes allmänna villkor och ingås automatiskt när kunden skapar ett konto eller börjar använda GoalCube. Ingen underskrift krävs. Bestämmelserna bygger på standardavtalet från den danska datatillsynsmyndigheten (Datatilsynet) för personuppgiftsbiträdesavtal (standardavtalsklausuler enligt artikel 28.8 i förordning (EU) 2016/679, ”GDPR”). Där standardavtalet ger möjlighet att välja har valen fyllts i i bilagorna.

2. Inledning

1. Bestämmelserna fastställer personuppgiftsbiträdets rättigheter och skyldigheter när det behandlar personuppgifter på den personuppgiftsansvariges vägnar.
2. Bestämmelserna har utformats för att parterna ska kunna följa artikel 28.3 i GDPR.
3. Behandlingen sker i samband med leveransen av GoalCube (GoalCube AI Map, GoalCube Data Vault och GoalCube Human Decision) enligt de allmänna villkoren.
4. Bestämmelserna har företräde framför motsvarande bestämmelser i andra avtal mellan parterna.
5. Till Bestämmelserna hör fyra bilagor som utgör en integrerad del av Bestämmelserna:
   • Bilaga A innehåller närmare uppgifter om behandlingen, bland annat ändamål och art, typen av personuppgifter, kategorierna av registrerade och varaktighet.
   • Bilaga B innehåller den personuppgiftsansvariges villkor för personuppgiftsbiträdets användning av underbiträden och en förteckning över godkända underbiträden.
   • Bilaga C innehåller den personuppgiftsansvariges instruktion om behandlingen, minimikraven på säkerhet och hur tillsyn utövas över personuppgiftsbiträdet och underbiträden.
   • Bilaga D innehåller parternas bestämmelser om andra förhållanden.
6. Bestämmelserna och tillhörande bilagor sparas elektroniskt på goalcube.eu av båda parter.
7. Bestämmelserna befriar inte personuppgiftsbiträdet från skyldigheter som personuppgiftsbiträdet har enligt GDPR eller annan lagstiftning.

3. Den personuppgiftsansvariges rättigheter och skyldigheter

1. Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att behandlingen av personuppgifter sker i enlighet med GDPR (se artikel 24), dataskyddsbestämmelser i annan unionsrätt eller medlemsstaternas nationella rätt och Bestämmelserna.
2. Den personuppgiftsansvarige har rätt och skyldighet att besluta för vilka ändamål och med vilka hjälpmedel personuppgifter får behandlas.
3. Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att det finns rättslig grund för den behandling som personuppgiftsbiträdet instrueras att utföra – även för de data som kunden laddar upp och för kundens användning av AI-tjänster.
4. Den personuppgiftsansvarige väljer och ingår själv avtal med den AI-tjänst som kunden kopplar till GoalCube (t.ex. ChatGPT, Claude, Microsoft 365 Copilot eller Mistral). AI-tjänsten är inte underbiträde till GoalCube, och behandlingen där omfattas av kundens eget avtal med AI-leverantören.

4. Personuppgiftsbiträdet handlar enligt instruktion

1. Personuppgiftsbiträdet får bara behandla personuppgifter enligt dokumenterade instruktioner från den personuppgiftsansvarige, om det inte krävs enligt unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt som personuppgiftsbiträdet omfattas av. Instruktionen beskrivs i bilaga A och C. Kundens användning av funktionerna i GoalCube – t.ex. uppladdning, val av skydd per kolumn, hemliga ord, bekräftelser och beslut – utgör också dokumenterad instruktion.
2. Personuppgiftsbiträdet meddelar omedelbart den personuppgiftsansvarige om en instruktion enligt personuppgiftsbiträdets bedömning strider mot GDPR eller dataskyddsbestämmelser i annan unionsrätt eller medlemsstaternas nationella rätt.

5. Sekretess

1. Personuppgiftsbiträdet får bara ge åtkomst till personuppgifter till personer som står under personuppgiftsbiträdets ledning och som har åtagit sig att iaktta konfidentialitet eller omfattas av en lämplig lagstadgad tystnadsplikt, och bara i nödvändig omfattning. Förteckningen över personer med åtkomst gås igenom löpande, och åtkomsten stängs när den inte längre behövs.
2. Personuppgiftsbiträdet ska på begäran av den personuppgiftsansvarige kunna visa att berörda personer omfattas av ovannämnda tystnadsplikt.

6. Säkerhet i samband med behandlingen

1. Personuppgiftsbiträdet vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder enligt artikel 32 i GDPR med beaktande av den senaste utvecklingen, genomförandekostnaderna och behandlingens art, omfattning, sammanhang och ändamål samt riskerna för fysiska personers rättigheter och friheter.
2. Personuppgiftsbiträdet gör själv en bedömning av riskerna och genomför åtgärder för att motverka dem. Åtgärderna beskrivs i bilaga C.2.
3. Personuppgiftsbiträdet hjälper den personuppgiftsansvarige att fullgöra dennes skyldighet enligt artikel 32 i GDPR, bland annat genom att ställa till förfogande de uppgifter som behövs för den personuppgiftsansvariges egen riskbedömning.

7. Anlitande av underbiträden

1. Personuppgiftsbiträdet ska uppfylla villkoren i artikel 28.2 och 28.4 i GDPR för att anlita ett annat personuppgiftsbiträde (ett underbiträde).
2. Personuppgiftsbiträdet har den personuppgiftsansvariges allmänna godkännande att anlita underbiträden. Personuppgiftsbiträdet meddelar den personuppgiftsansvarige skriftligen om planerade ändringar som innebär att underbiträden tillkommer eller byts ut med minst 14 dagars varsel. Meddelandet sker via e-post till kontots kontaktperson och på goalcube.eu/da/databehandleraftale/ (den danska utgåvan gäller; även här: goalcube.eu/sv/personuppgiftsbitradesavtal/). Den personuppgiftsansvarige kan inom varslet invända. Invänder den personuppgiftsansvarige och parterna inte kan hitta en lösning kan den personuppgiftsansvarige säga upp avtalet till upphörande innan ändringen träder i kraft. Förteckningen över godkända underbiträden finns i bilaga B.
3. Personuppgiftsbiträdet ålägger underbiträdet genom ett avtal samma dataskyddsskyldigheter som de som framgår av Bestämmelserna, särskilt lämpliga utfästelser om tekniska och organisatoriska åtgärder.
4. Personuppgiftsbiträdet säkerställer att underbiträdets avtal ger den personuppgiftsansvarige rätt att som tredjepartsförmånstagare göra sina rättigheter gällande mot underbiträdet om personuppgiftsbiträdet går i konkurs, i den mån underbiträdets standardvillkor tillåter det.
5. Om underbiträdet inte uppfyller sina dataskyddsskyldigheter förblir personuppgiftsbiträdet fullt ansvarigt gentemot den personuppgiftsansvarige för att underbiträdets skyldigheter fullgörs, dock med förbehåll för ansvarsbegränsningen i bilaga D.

8. Överföring till tredjeländer eller internationella organisationer

1. Personuppgiftsbiträdet får bara överföra personuppgifter till tredjeländer (länder utanför EU/EES) eller internationella organisationer enligt dokumenterade instruktioner från den personuppgiftsansvarige och i enlighet med kapitel V i GDPR.
2. Instruktionen om överföringar framgår av bilaga C.6. Den personuppgiftsansvarige kan inte inom ramen för Bestämmelserna ålägga personuppgiftsbiträdet andra överföringar.
3. När kunden själv kopplar en AI-tjänst till GoalCube och ber den hämta data lämnar GoalCube bara ut pseudonymiserade data till AI-tjänsten enligt kundens instruktion. Eventuell överföring till tredjeland inom AI-tjänsten sker enligt kundens eget avtal med AI-leverantören, jfr punkt 3.4.

9. Bistånd till den personuppgiftsansvarige

1. Med beaktande av behandlingens art hjälper personuppgiftsbiträdet så långt det är möjligt den personuppgiftsansvarige med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder att fullgöra skyldigheten att besvara begäranden om utövande av de registrerades rättigheter enligt kapitel III i GDPR (informationsplikt, tillgång, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet, invändning och automatiserat beslutsfattande). Biståndet ges i första hand genom funktionerna i GoalCube, jfr bilaga C.3.
2. Personuppgiftsbiträdet hjälper dessutom den personuppgiftsansvarige med att
   • anmäla personuppgiftsincidenter till tillsynsmyndigheten utan onödigt dröjsmål och om möjligt senast 72 timmar efter att den personuppgiftsansvarige fått vetskap om incidenten, om det inte är osannolikt att incidenten medför en risk för fysiska personers rättigheter och friheter,
   • informera de registrerade om incidenter när incidenten sannolikt medför en hög risk för deras rättigheter,
   • genomföra konsekvensbedömningar avseende dataskydd (DPIA) och eventuella föregående samråd med tillsynsmyndigheten.
3. Bistånd utöver funktionerna i GoalCube och de uppgifter som GoalCube offentliggör faktureras enligt bilaga D.

10. Underrättelse om personuppgiftsincidenter

1. Personuppgiftsbiträdet underrättar utan onödigt dröjsmål den personuppgiftsansvarige efter att ha fått kännedom om att en personuppgiftsincident har inträffat hos personuppgiftsbiträdet eller ett underbiträde.
2. Underrättelsen sker om möjligt senast 48 timmar efter att personuppgiftsbiträdet fått kännedom om incidenten, så att den personuppgiftsansvarige kan hålla sin frist på 72 timmar.
3. Underrättelsen innehåller, i den mån uppgifterna finns tillgängliga: en beskrivning av incidentens art, inklusive kategorier och ungefärligt antal berörda registrerade och personuppgiftsposter, de sannolika konsekvenserna och de åtgärder som har vidtagits eller föreslås. Kan uppgifterna inte lämnas samtidigt lämnas de i omgångar utan onödigt dröjsmål.

11. Radering och återlämnande av uppgifter

1. När tjänsterna avseende behandling av personuppgifter upphör är personuppgiftsbiträdet skyldigt att radera alla personuppgifter som har behandlats på den personuppgiftsansvariges vägnar och bekräfta för den personuppgiftsansvarige att uppgifterna har raderats. Raderingen sker senast 30 dagar efter upphörandet, jfr bilaga C.4.
2. Före upphörandet kan den personuppgiftsansvarige själv se, hämta rapporter och spara dokumentation från GoalCube (t.ex. rapporten till tillsynsmyndighet och revisor) så länge kontot är aktivt.
3. Personuppgiftsbiträdet får inte spara personuppgifterna längre, om inte unionsrätten eller nationell rätt kräver det.

12. Revision, inklusive inspektion

1. Personuppgiftsbiträdet ställer till den personuppgiftsansvariges förfogande all information som behövs för att visa att artikel 28 i GDPR och Bestämmelserna följs, och möjliggör och bidrar till revisioner, inklusive inspektioner, som genomförs av den personuppgiftsansvarige eller en annan revisor som den personuppgiftsansvarige har gett i uppdrag.
2. Förfarandena för den personuppgiftsansvariges tillsyn över personuppgiftsbiträdet och underbiträden framgår av bilaga C.7 och C.8.
3. Personuppgiftsbiträdet ger tillsynsmyndigheter som enligt gällande lagstiftning har tillträde till den personuppgiftsansvariges och personuppgiftsbiträdets lokaler tillträde mot behörig legitimation.

13. Parternas överenskommelse om andra förhållanden

1. Parterna kan avtala om andra bestämmelser som rör tjänsten, t.ex. om ansvar, så länge de inte direkt eller indirekt strider mot Bestämmelserna eller försämrar den registrerades grundläggande rättigheter. De framgår av bilaga D och de allmänna villkoren.

14. Ikraftträdande och upphörande

1. Bestämmelserna träder i kraft när kunden skapar ett konto eller börjar använda GoalCube.
2. Båda parter kan kräva att Bestämmelserna omförhandlas om lagändringar eller olämpligheter ger anledning till det. GoalCube kan ändra Bestämmelserna med minst 14 dagars varsel om ändringen inte försämrar skyddet av personuppgifterna; i annat fall krävs kundens godkännande.
3. Bestämmelserna gäller så länge tjänsten avseende behandling av personuppgifter pågår och kan inte sägas upp utan att huvudavtalet (de allmänna villkoren) samtidigt upphör.
4. Om leveransen av tjänsterna upphör och personuppgifterna har raderats enligt punkt 11 kan Bestämmelserna sägas upp av båda parter.

15. Kontaktpersoner

1. Personuppgiftsbiträdets kontakt: contact@goalcube.eu.
2. Den personuppgiftsansvariges kontakt: kontots kontaktperson. Kunden håller kontaktuppgifterna uppdaterade i GoalCube.

Bilaga A – Uppgifter om behandlingen

A.1. Ändamålet med personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifter på den personuppgiftsansvariges vägnar: Att leverera GoalCube: ett register över kundens användning av AI med klassificering enligt AI-förordningen (AI Act), AI-policy och utbildning i AI-kunnighet (AI Map); att lagra kundens data inom EU och lämna ut dem pseudonymiserade till den AI-tjänst som kunden har kopplat, samt visa svar med de riktiga värdena hos GoalCube (Data Vault); och att låta en människa avgöra ärenden som rör personer med logg och tidsstämplar (Human Decision).

A.2. Personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifter på den personuppgiftsansvariges vägnar avser främst (behandlingens art): Lagring, strukturering, pseudonymisering (identifierare ersätts med koder), generalisering (t.ex. födelsedatum till åldersgrupp), utlämnande av pseudonymiserade data till kundens AI-tjänst enligt kundens instruktion, översättning av koder tillbaka till riktiga värden hos GoalCube, loggning av handlingar och beslut, utskick av e-post från systemet samt radering.

A.3. Behandlingen omfattar följande typer av personuppgifter om de registrerade: De uppgifter som kunden själv laddar upp eller skriver in i GoalCube, t.ex. namn, kontaktuppgifter, ID-nummer (inklusive personnummer), kund- och kontonummer, adresser, uppgifter om anställning, CV, kundärenden, avtal och beslut. Beroende på kundens data kan det omfatta känsliga uppgifter (särskilda kategorier av personuppgifter enligt artikel 9 i GDPR) och uppgifter om lagöverträdelser (artikel 10 i GDPR). Dessutom uppgifter om kundens användare: namn, e-postadress, roll, passkeys och handlingar i systemet.

A.4. Behandlingen omfattar följande kategorier av registrerade: Kundens anställda, sökande, kunder, medlemmar, leverantörer och deras kontaktpersoner och andra personer som kundens data handlar om, samt kundens användare av GoalCube.

A.5. Personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifter på den personuppgiftsansvariges vägnar får påbörjas när Bestämmelserna har trätt i kraft. Behandlingen har följande varaktighet: Så länge kunden har ett konto hos GoalCube, och tills uppgifterna har raderats enligt punkt 11 och bilaga C.4.

Bilaga B – Underbiträden

B.1. Godkända underbiträden När Bestämmelserna träder i kraft har den personuppgiftsansvarige godkänt att följande underbiträden anlitas:

B.2. Varsel för godkännande av underbiträden Personuppgiftsbiträdet meddelar att underbiträden tillkommer eller byts ut minst 14 dagar i förväg, jfr punkt 7.2.

Tjänster utan personuppgifter. Systemet använder dessutom dessa tjänster, som inte tar emot personuppgifter och därför inte är underbiträden:

Bilaga C – Instruktion om behandling av personuppgifter

C.1. Behandlingens föremål/instruktion Personuppgiftsbiträdets behandling sker genom att GoalCube lagrar kundens data inom EU, pseudonymiserar dem efter de val som kunden gör (t.ex. skydd per kolumn och hemliga ord), lämnar ut dem pseudonymiserade till den AI-tjänst som kunden har kopplat när kunden eller en användare ber om det, visar AI:ns svar med de riktiga värdena hos GoalCube och loggar bekräftelser och beslut. GoalCube använder inte kundens data för andra ändamål, säljer dem inte och använder dem inte för att träna AI-modeller.

C.2. Säkerhet i samband med behandlingen Säkerhetsnivån speglar att behandlingen kan omfatta känsliga uppgifter och uppgifter om anställningsförhållanden. Personuppgiftsbiträdet har genomfört följande åtgärder:

• Data krypteras under överföring (HTTPS/TLS).
• Kunddata lagras i EU hos Clever Cloud. I produktion startar systemet inte utan varaktig lagring i EU.
• AI-tjänster som kunden ansluter får bara pseudonymer – aldrig namn, e-postadresser, id-, telefon- och kontonummer, adresser eller kundens hemliga ord.
• Uppladdade filer sparas inte; bara den inlästa texten som kunden själv har valt att spara som dataset.
• Beslut, bekräftelser och ändringar loggas i en revisionslogg med kontrollsummor (hashkedja) och oberoende tidsstämplar.
• Hemliga ord sparas aldrig i revisionsloggen.
• Sidorna hämtar inga filer från andra (t.ex. typsnitt från Google), och systemet sätter inga spårningscookies.
• E-post till GoalCube som en människa ska svara på läses och besvaras i GoalCube. Medarbetaren får bara ett meddelande utan innehåll i sin egen inkorg.
• Åtkomstnycklar skrivs inte i serverloggen.
• Bara de av GoalCubes medarbetare som behöver det har åtkomst till drift och data, och de har tystnadsplikt.

GoalCubes automatiska efterlevnadstest kontrollerar vid varje ändring av systemet att koden håller de åtgärder och förteckningar som anges i detta avtal.

C.3. Bistånd till den personuppgiftsansvarige Personuppgiftsbiträdet hjälper den personuppgiftsansvarige enligt punkt 9.1 och 9.2 på följande sätt:

• Kunden kan själv se sina data och de riktiga värdena bakom varje pseudonym, radera uppladdade dataset, ta bort hemliga ord och hämta rapporten till tillsynsmyndighet och revisor i GoalCube.
• Revisionsloggen och historiken (t.ex. beslut, rapporter och borttagna hemliga ord) kan inte ändras eller raderas post för post, eftersom de ska kunna bevisa vad som har hänt. De raderas när avtalet upphör. Ska något raderas tidigare, t.ex. efter en begäran från en registrerad, sker det efter överenskommelse med GoalCube.
• Begäranden som kunden inte själv kan lösa i systemet skickas till contact@goalcube.eu, och GoalCube svarar utan onödigt dröjsmål.
• Vid personuppgiftsincidenter lämnar GoalCube de uppgifter som nämns i punkt 10.3.

C.4. Lagringstid/raderingsrutin

• Kundens data sparas tills kunden själv raderar dem eller avtalet upphör.
• När kunden raderar ett uppladdat dataset i GoalCube raderas datasetet omedelbart. Rapporter som har gjorts på datasetet innehåller bara pseudonymer och sparas som en del av historiken tills avtalet upphör.
• Uppladdade filer (t.ex. PDF och Word) sparas inte; bara den text som kunden väljer att spara som dataset.
• Historik och revisionslogg sparas så länge avtalet löper, jfr C.3.
• När avtalet upphör raderas alla kundens data, inklusive revisionsloggen, senast 30 dagar efter upphörandet, om inte lagstiftning kräver att de sparas. Kopior i hostingleverantörens säkerhetskopior raderas när säkerhetskopiorna löper ut hos leverantören.
• E-post som kunden eller kundens användare skickar till GoalCubes support omfattas inte av fristen ovan. Den raderas automatiskt 24 månader efter mottagandet – eller tidigare, om kunden ber om det.

C.5. Plats för behandlingen Behandling av de personuppgifter som omfattas av Bestämmelserna får inte utan den personuppgiftsansvariges föregående skriftliga godkännande ske på andra platser än: Clever Cloud SAS, Parisregionen (Clever Cloud-zonen "par"), Frankrike samt hos underbiträdena i bilaga B på de platser som anges där.

C.6. Instruktion om överföring av personuppgifter till tredjeländer Personuppgiftsbiträdet överför inte kundens personuppgifter till tredjeländer, med ett enda undantag: Skickar kunden eller kundens användare ett mejl till GoalCube kan mejlet innehålla personuppgifter. Innan GoalCubes e-postassistent skriver ett utkast till svar ersätter GoalCube automatiskt inom EU namn, e-postadresser, telefon-, ID- och kontonummer samt företagsnamn med koder. Namn i fri text hittas med hjälp av namnlistor och mönster, så ett ovanligt namn kan i undantagsfall slinka igenom. Bara den pseudonymiserade texten skickas till Anthropic i USA med stöd av EU:s standardavtalsklausuler. Ärenden om juridik, klagomål, betalning och rättigheter besvaras av en människa.

Överföringar som sker eftersom kunden själv ber sin AI-tjänst hämta data från GoalCube sker enligt kundens instruktion och enligt kundens eget avtal med AI-leverantören, jfr punkt 8.3.

Om den personuppgiftsansvarige inte i Bestämmelserna eller senare ger en dokumenterad instruktion om överföring av personuppgifter till ett tredjeland har personuppgiftsbiträdet inte rätt att inom ramen för Bestämmelserna göra sådana överföringar.

C.7. Förfaranden för den personuppgiftsansvariges revision, inklusive inspektion, av behandlingen av personuppgifter som överlåtits åt personuppgiftsbiträdet Personuppgiftsbiträdet upprättar på den personuppgiftsansvariges begäran, och högst en gång om året, en skriftlig redogörelse för hur Bestämmelserna följs (egenkontroll). Den personuppgiftsansvarige kan dessutom på egen bekostnad genomföra, eller låta en oberoende revisor genomföra, en inspektion om det finns konkret anledning till det, med minst 30 dagars varsel och högst en gång om året. Inspektionen planeras så att den inte ger tillgång till andra kunders data. Personuppgiftsbiträdets tidsåtgång faktureras enligt bilaga D.

C.8. Förfaranden för revisioner, inklusive inspektioner, av behandling av personuppgifter som överlåtits åt underbiträden Personuppgiftsbiträdet går minst en gång om året igenom underbiträdenas egen dokumentation om säkerhet i samband med behandlingen (t.ex. certifieringar, revisionsintyg, personuppgiftsbiträdesavtal och förteckningar över underbiträden) och bedömer om de fortfarande fullgör sina skyldigheter. Resultatet ingår i redogörelsen enligt C.7.

Bilaga D – Parternas reglering av andra förhållanden

1. Ansvar. Parternas ansvar enligt Bestämmelserna omfattas av ansvarsbegränsningen i de allmänna villkoren, i den mån det är förenligt med artiklarna 82 och 83 i GDPR.
2. Betalning för bistånd. Bistånd som kan lösas med funktionerna i GoalCube, och underrättelse om incidenter, är kostnadsfritt. Annat bistånd enligt punkt 9 och revision enligt punkt 12 faktureras efter använd tid till GoalCubes gällande timpris, som meddelas i förväg.
3. Rangordning. Vid motstrid går Bestämmelserna före de allmänna villkoren när det gäller behandling av personuppgifter.
4. Lagval och domstol följer de allmänna villkoren.

Se även: Integritetspolicy · Allmänna villkor · Cookiepolicy