Zpracovatelská smlouva

1. Smluvní strany a uzavření smlouvy

Tato zpracovatelská smlouva („Doložky“) je uzavřena mezi

Správcem: firmou nebo organizací, která si u GoalCube vytvořila účet a přijala obchodní podmínky GoalCube („zákazník“),

a

Zpracovatelem: Goalcube ApS, CVR č. (dánské identifikační číslo firmy) 44709805, Ahlmannsvej 19, st., 6400 Sønderborg, Danmark („GoalCube“).

Doložky jsou součástí obchodních podmínek GoalCube a uzavírají se, když zákazník vytvoří účet a zaškrtne obchodní podmínky a zpracovatelskou smlouvu. GoalCube ukládá, kterou verzi zákazník přijal a kdy. Podpis se nevyžaduje. Doložky vycházejí ze standardní smlouvy úřadu Datatilsynet pro zpracovatelské smlouvy (standardní smluvní doložky podle čl. 28 odst. 8 nařízení (EU) 2016/679, „GDPR“). Kde standardní smlouva nabízí volbu, jsou volby vyplněny v přílohách.

2. Preambule

1. Doložky stanoví práva a povinnosti zpracovatele, když zpracovává osobní údaje jménem správce.
2. Doložky jsou navrženy tak, aby strany dodržovaly čl. 28 odst. 3 GDPR.
3. Zpracování probíhá v rámci poskytování GoalCube (GoalCube Používání AI, GoalCube Osobní údaje a GoalCube Personální rozhodnutí) podle obchodních podmínek.
4. Doložky mají přednost před obdobnými ustanoveními v jiných smlouvách mezi stranami.
5. K Doložkám patří čtyři přílohy, které tvoří jejich nedílnou součást:
   • Příloha A obsahuje podrobnosti o zpracování, včetně účelu a povahy zpracování, druhu osobních údajů, kategorií subjektů údajů a doby trvání.
   • Příloha B obsahuje podmínky správce pro využívání dalších zpracovatelů zpracovatelem a seznam schválených dalších zpracovatelů.
   • Příloha C obsahuje pokyn správce ke zpracování, minimální požadavky na bezpečnost a způsob, jakým se vykonává dohled nad zpracovatelem a dalšími zpracovateli.
   • Příloha D obsahuje ustanovení stran o dalších záležitostech.
6. Doložky a související přílohy obě strany uchovávají elektronicky na goalcube.eu.
7. Doložky nezbavují zpracovatele povinností, které mu ukládá GDPR nebo jiné právní předpisy.

3. Práva a povinnosti správce

1. Správce odpovídá za to, aby zpracování osobních údajů probíhalo podle GDPR (viz čl. 24), podle ustanovení o ochraně údajů v jiných předpisech EU nebo ve vnitrostátních předpisech členských států a podle Doložek.
2. Správce má právo a povinnost rozhodovat, k jakým účelům a jakými prostředky se osobní údaje smějí zpracovávat.
3. Správce odpovídá za to, že existuje právní základ pro zpracování, jehož provedením zpracovatele pověřuje – včetně dat, která zákazník nahrává, a používání služeb AI zákazníkem.
4. Službu AI, kterou zákazník připojuje ke GoalCube (například ChatGPT, Claude, Microsoft 365 Copilot nebo Mistral), si správce vybírá a smlouvu s ní uzavírá sám. Služba AI není dalším zpracovatelem GoalCube a zpracování tam se řídí vlastní smlouvou zákazníka s poskytovatelem AI.

4. Zpracovatel jedná podle pokynů

1. Zpracovatel smí zpracovávat osobní údaje jen podle zdokumentovaných pokynů správce, ledaže to vyžaduje právo EU nebo vnitrostátní právo členských států, které se na zpracovatele vztahuje. Pokyn je popsán v přílohách A a C. Také používání funkcí GoalCube zákazníkem – například nahrávání, volba ochrany po sloupcích, tajná slova, potvrzení a rozhodnutí – je zdokumentovaným pokynem.
2. Zpracovatel neprodleně informuje správce, pokud je podle jeho názoru pokyn v rozporu s GDPR nebo s ustanoveními o ochraně údajů v jiných předpisech EU nebo ve vnitrostátních předpisech členských států.
3. Uživatelé zákazníka připojují službu AI tak, že se přihlásí do GoalCube a udělí souhlas svým passkey. Zákazník určuje, které uživatele a služby AI lze připojit. GoalCube posílá odpovědi jen známým platformám AI nebo programům na vlastním počítači uživatele.

5. Důvěrnost

1. Zpracovatel smí zpřístupnit osobní údaje jen osobám podléhajícím jeho pokynům, které se zavázaly k mlčenlivosti nebo se na ně vztahuje odpovídající zákonná povinnost mlčenlivosti, a jen v nezbytném rozsahu. Seznam osob s přístupem se průběžně přezkoumává a přístup se ukončí, když už není nezbytný.
2. Zpracovatel musí na žádost správce umět prokázat, že se na dotčené osoby vztahuje uvedená povinnost mlčenlivosti.

6. Bezpečnost zpracování

1. Zpracovatel přijímá vhodná technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR s ohledem na stav techniky, náklady na provedení, povahu, rozsah, kontext a účely zpracování i na rizika pro práva a svobody fyzických osob.
2. Zpracovatel posuzuje rizika samostatně a provádí opatření k jejich zmírnění. Opatření jsou popsána v příloze C.2.
3. Zpracovatel pomáhá správci plnit jeho povinnost podle čl. 32 GDPR, mimo jiné tím, že poskytuje informace potřebné pro vlastní posouzení rizik správcem.

7. Využívání dalších zpracovatelů

1. Zpracovatel musí splnit podmínky čl. 28 odst. 2 a 4 GDPR, aby mohl využít jiného zpracovatele (dalšího zpracovatele).
2. Zpracovatel má obecné povolení správce k využívání dalších zpracovatelů. Zpracovatel písemně informuje správce o zamýšlených změnách spočívajících v přidání nebo výměně dalších zpracovatelů s předstihem nejméně 14 dnů. Informace se předává e-mailem kontaktní osobě účtu a na goalcube.eu/da/databehandleraftale/ (závazné je dánské znění; také zde: goalcube.eu/cs/zpracovatelska-smlouva/). Správce může ve lhůtě vznést námitku. Pokud správce vznese námitku a strany nenajdou řešení, může správce smlouvu vypovědět s účinností před nabytím účinnosti změny. Seznam schválených dalších zpracovatelů je v příloze B.
3. Zpracovatel uloží dalšímu zpracovateli smlouvou stejné povinnosti v oblasti ochrany údajů, jaké jsou stanoveny v Doložkách, zejména poskytnutí dostatečných záruk, pokud jde o zavedení vhodných technických a organizačních opatření (čl. 28 odst. 4 GDPR).
4. Zpracovatel zajistí, aby smlouva s dalším zpracovatelem dávala správci právo uplatnit svá práva vůči dalšímu zpracovateli jako oprávněná třetí osoba pro případ úpadku zpracovatele, pokud to standardní podmínky dalšího zpracovatele dovolují.
5. Pokud další zpracovatel nesplní své povinnosti v oblasti ochrany údajů, zůstává zpracovatel vůči správci plně odpovědný za plnění povinností dalšího zpracovatele, avšak s výhradou omezení odpovědnosti v příloze D.

8. Předávání do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím

1. Zpracovatel smí předávat osobní údaje do třetích zemí (zemí mimo EU/EHP) nebo mezinárodním organizacím jen na základě zdokumentovaného pokynu správce a podle kapitoly V GDPR.
2. Pokyn k předávání je uveden v příloze C.6. Správce nemůže v rámci Doložek uložit zpracovateli jiná předávání.
3. Když zákazník sám připojí ke GoalCube službu AI a požádá ji o načtení dat, GoalCube jí data podle pokynu zákazníka poskytne pseudonymizovaná, jak je popsáno v příloze C.2. Případné předání do třetí země ve službě AI probíhá podle vlastní smlouvy zákazníka s poskytovatelem AI, viz bod 3.4.

9. Pomoc správci

1. Zpracovatel s ohledem na povahu zpracování pomáhá správci, pokud možno vhodnými technickými a organizačními opatřeními, plnit jeho povinnost odpovídat na žádosti o výkon práv subjektů údajů podle kapitoly III GDPR (informační povinnost, přístup, oprava, výmaz, omezení, přenositelnost údajů, námitka a automatizované rozhodování). Pomoc se poskytuje především prostřednictvím funkcí GoalCube, viz příloha C.3.
2. Zpracovatel dále pomáhá správci:
   • ohlašovat porušení zabezpečení osobních údajů dozorovému úřadu bez zbytečného odkladu a pokud možno do 72 hodin poté, co se správce o porušení dozvěděl, ledaže je nepravděpodobné, že by porušení vedlo k riziku pro práva fyzických osob,
   • oznamovat porušení subjektům údajů, když porušení pravděpodobně znamená vysoké riziko pro jejich práva,
   • provádět posouzení vlivu na ochranu osobních údajů (DPIA) a případné předchozí konzultace s dozorovým úřadem.
3. Pomoc nad rámec funkcí GoalCube a informací, které GoalCube zveřejňuje, se vyúčtuje podle přílohy D.

10. Oznamování porušení zabezpečení osobních údajů

1. Zpracovatel bez zbytečného odkladu informuje správce poté, co zjistí, že u zpracovatele nebo u dalšího zpracovatele došlo k porušení zabezpečení osobních údajů.
2. Informace se předá pokud možno nejpozději do 48 hodin poté, co se zpracovatel o porušení dozvěděl, aby správce mohl dodržet svou lhůtu 72 hodin.
3. Informace obsahuje, pokud jsou údaje k dispozici: popis povahy porušení, včetně kategorií a přibližného počtu dotčených subjektů údajů a záznamů, pravděpodobné důsledky a přijatá nebo navržená opatření. Pokud nelze údaje poskytnout současně, poskytují se postupně bez zbytečného odkladu.

11. Výmaz a vrácení údajů

1. Po ukončení služeb souvisejících se zpracováním osobních údajů je zpracovatel povinen vymazat všechny osobní údaje zpracovávané jménem správce a potvrdit správci, že byly vymazány. Výmaz proběhne nejpozději 30 dnů po ukončení, viz příloha C.4. Výmaz se potvrzuje e-mailem administrátorům zákazníka s potvrzeným e-mailem.
2. Před ukončením si správce může sám zobrazit, stáhnout zprávy a uložit dokumentaci z GoalCube (například zprávu pro dozor a auditora), dokud je účet aktivní.
3. Zpracovatel nesmí osobní údaje uchovávat déle, ledaže to vyžaduje právo EU nebo vnitrostátní právo.

12. Audit, včetně inspekcí

1. Zpracovatel poskytne správci veškeré informace potřebné k doložení dodržování čl. 28 GDPR a Doložek a umožní audity, včetně inspekcí, prováděné správcem nebo jiným auditorem pověřeným správcem, a k těmto auditům přispěje.
2. Postupy pro dohled správce nad zpracovatelem a dalšími zpracovateli jsou uvedeny v přílohách C.7 a C.8.
3. Zpracovatel umožní dozorovým úřadům, které mají podle platných předpisů přístup do prostor správce a zpracovatele, přístup po řádném prokázání totožnosti.

13. Dohoda stran o dalších záležitostech

1. Strany se mohou dohodnout na dalších ustanoveních týkajících se služby, například o odpovědnosti, pokud přímo ani nepřímo neodporují Doložkám ani nezhoršují základní práva subjektů údajů. Jsou uvedena v příloze D a v obchodních podmínkách.

14. Účinnost a ukončení

1. Doložky nabývají účinnosti, když zákazník vytvoří účet a zaškrtne obchodní podmínky a zpracovatelskou smlouvu. GoalCube ukládá, kterou verzi zákazník přijal a kdy.
2. Každá strana může požadovat opětovné projednání Doložek, pokud k tomu vedou změny právních předpisů nebo nevhodnost některého ustanovení. GoalCube může Doložky měnit s předstihem nejméně 14 dnů, pokud změna nezhoršuje ochranu osobních údajů; jinak je třeba souhlas zákazníka.
3. Doložky platí, dokud trvá služba související se zpracováním osobních údajů, a nelze je vypovědět, aniž by zároveň skončila hlavní smlouva (obchodní podmínky).
4. Pokud poskytování služeb skončí a osobní údaje jsou vymazány podle bodu 11, mohou Doložky vypovědět obě strany.

15. Kontaktní osoby

1. Kontakt zpracovatele: contact@goalcube.eu.
2. Kontakt správce: kontaktní osoba účtu. Zákazník udržuje kontaktní údaje v GoalCube aktuální.

Příloha A – Údaje o zpracování

A.1. Účel zpracování osobních údajů zpracovatelem jménem správce: Poskytovat GoalCube: registr používání AI zákazníkem s klasifikací podle AI Act, zásady AI a kurz gramotnosti v oblasti AI (Používání AI); ukládat data zákazníka v EU a poskytovat je pseudonymizovaná službě AI, kterou zákazník připojil, a zobrazovat odpovědi se skutečnými hodnotami u GoalCube (Osobní údaje); a nechat člověka rozhodovat případy týkající se osob se záznamem a časovými razítky (Personální rozhodnutí).

A.2. Zpracování osobních údajů zpracovatelem jménem správce se týká především (povaha zpracování): Uložení, strukturování, pseudonymizace (nahrazení identifikátorů kódy), generalizace (například datum narození na věkovou skupinu), poskytování pseudonymizovaných dat službě AI zákazníka podle pokynu zákazníka, zpětný překlad kódů na skutečné hodnoty u GoalCube, zaznamenávání jednání a rozhodnutí, přihlášení pomocí passkey, přihlášení pro připojení AI (uživatel svým passkey uděluje službě AI přístup jménem firmy), přijímání e-mailů pro GoalCube a odesílání e-mailů ze systému: uvítání, potvrzení e-mailu a pozvánka novému uživateli, než je adresa potvrzena, ostatní e-maily administrátorům zákazníka s potvrzeným e-mailem (například potvrzení objednávky a odkazy na faktury, potvrzení, zpráva o zamítnuté platbě, upozornění, připomenutí, pondělní e-mail jen s názvem firmy a počty, potvrzení o vrácení peněz s odkazem na dobropis a potvrzení smazání), jednotlivé zprávy uživateli, kterého se týkají (nový passkey, schválené připojení AI), a novinky o produktu jen uživatelům, kteří sami řekli ano – nikdy osobní údaje z datových sad zákazníka – a výmaz.

A.3. Zpracování zahrnuje tyto druhy osobních údajů o subjektech údajů: Údaje, které zákazník sám nahraje nebo napíše do GoalCube, například jméno, kontaktní údaje, čísla dokladů (včetně rodných čísel a dánských čísel CPR), čísla zákazníků a účtů, adresy, údaje o zaměstnání, životopisy, dotazy zákazníků, smlouvy a rozhodnutí. Podle dat zákazníka to mohou být citlivé údaje (zvláštní kategorie osobních údajů, čl. 9 GDPR) a údaje o trestných činech (čl. 10 GDPR). Dále údaje o uživatelích zákazníka: jméno, e-mail a zda je potvrzen, role, zvolený jazyk, passkey (jen veřejný klíč), zda uživatel řekl ano novinkám o produktu a kdy, a jednání v systému, a o zákazníkovi: přijetí podmínek (verze a čas). O připojeních AI: název připojení a adresa pro odpověď, který uživatel udělil přístup, kdy připojení vyprší, a kontrolní součty klíčů připojení (nikdy samotné klíče).

A.4. Zpracování zahrnuje tyto kategorie subjektů údajů: Zaměstnanci, uchazeči, zákazníci, členové a dodavatelé zákazníka a jejich kontaktní osoby a další osoby, kterých se data zákazníka týkají, a uživatelé GoalCube u zákazníka.

A.5. Zpracování osobních údajů zpracovatelem jménem správce může začít po nabytí účinnosti Doložek. Zpracování trvá: Dokud má zákazník u GoalCube účet a dokud nejsou údaje vymazány podle bodu 11 a přílohy C.4.

Příloha B – Další zpracovatelé

B.1. Schválení další zpracovatelé Při nabytí účinnosti Doložek správce schválil využívání těchto dalších zpracovatelů:

B.2. Upozornění na schválení dalších zpracovatelů Zpracovatel oznamuje přidání nebo výměnu dalších zpracovatelů nejméně 14 dnů předem, viz bod 7.2.

Služby bez osobních údajů. Systém dále používá tyto služby, které nedostávají osobní údaje a nejsou proto dalšími zpracovateli:

Samostatní správci. Ti dostávají osobní údaje vlastním jménem, ne jménem zákazníka. Nejsou proto dalšími zpracovateli. GoalCube je využívá k platbám pro vlastní vztah se zákazníkem:

Příloha C – Pokyn ke zpracování osobních údajů

C.1. Předmět zpracování / pokyn Zpracování zpracovatelem probíhá tak, že GoalCube ukládá data zákazníka v EU, pseudonymizuje je podle voleb zákazníka (například ochrana po sloupcích a tajná slova), poskytuje je pseudonymizovaná, jak je popsáno v příloze C.2, službě AI, které jeden z uživatelů zákazníka udělil přístup svým passkey, když o to zákazník nebo uživatel požádá, zobrazuje odpovědi AI se skutečnými hodnotami u GoalCube a zaznamenává potvrzení a rozhodnutí. K nalezení jmen osob a firem ve volném textu používá GoalCube kromě pevných pravidel a seznamů jmen vlastní jazykový model (službu jmen), který běží jako vlastní aplikace GoalCube u Clever Cloud v Paříži. Text se nikomu dalšímu neposílá a služba jmen ho neukládá ani nezaznamenává. Nálezy se stávají chráněnými slovy datové sady, která zákazník vidí a může odebrat v GoalCube; již uložené datové sady se jednou na pozadí zkontrolují, takže po uložení může být skryto více jmen. Jméno může výjimečně stále proklouznout. GoalCube nepoužívá data zákazníka k jiným účelům, neprodává je a netrénuje na nich modely AI.

C.2. Bezpečnost zpracování Úroveň zabezpečení odráží, že zpracování může zahrnovat citlivé údaje a údaje o pracovněprávních vztazích. Zpracovatel provedl tato opatření:

• Data se při přenosu šifrují (HTTPS/TLS), i mezi GoalCube a databází.
• Zákaznická data jsou uložena v EU u Clever Cloud (PostgreSQL a týdenní šifrovaná kopie ve FS Bucket, Paříž). V produkci se systém bez databáze a šifrovacího klíče nespustí.
• Data každé firmy jsou ve vlastní oblasti. Automatické testy při každé změně ukazují, že jedna firma nemůže vidět, měnit ani mazat data jiné.
• Zákaznická data se v GoalCube před uložením šifrují (AES-256-GCM) klíčem pro každou firmu. Klíče firem jsou samy šifrovány hlavním klíčem, ke kterému mají přístup jen provozní pracovníci GoalCube. Při smazání se smaže i klíč.
• Omezení počtu požadavků na IP adresu na všech stránkách a přísnější omezení při vytváření účtu, přihlášení a pozvánkách. IP adresa se používá jen v paměti nejvýše hodinu a neukládá se.
• GoalCube vede bezpečnostní protokol například o neúspěšných přihlášeních, vytváření a mazání účtů a uživatelů, zobrazení skutečných hodnot, velkých exportech a e-mailech, které se nepodařilo odeslat. Obsahuje jen čas, událost, náhodné ID firmy a pevné kódy, počty nebo technické údaje, například platební referenci, číslo faktury či příčinu – nikdy jména, e-maily, IP adresy ani obsah. Uchovává se 12 měsíců a poté se maže po celých měsících (nejpozději do 13 měsíců). Kopie v zálohách (záloha poskytovatele hostingu a vlastní týdenní záloha GoalCube) mohou zůstat až o 30 dnů déle.
• Pokud dojde k chybě, uživatel uvidí kód chyby (např. GC-7K3Q9MXA), který může sdělit GoalCube. Protokol chyb GoalCube ukládá jen čas, kód chyby, typ chyby, první část adresy (bez klíčů), stav a náhodné ID firmy – nikdy text chybové zprávy, obsah, jména, e-maily ani IP adresy – a maže se po 90 dnech. Kopie v zálohách (záloha poskytovatele hostingu a vlastní týdenní záloha GoalCube) mohou zůstat až o 30 dnů déle.
• Auditní protokol obsahuje od 18. října 2026 jen náhodné ID uživatele a datové sady, pevné kódy, počty a částky – žádná jména. Starší záznamy (před 18. říjnem 2026) mohou obsahovat jména uživatelů (u plateb), datových sad, sloupců a připojení AI a texty chyb; neupravují se (řetězec hashů) a mažou se spolu s ostatními daty firmy.
• Zákazník může kdykoli sám smlouvu vypovědět nebo smazat všechna data v GoalCube. Po výpovědi se všechna data automaticky smažou po 30 dnech a do té doby lze výpověď vzít zpět. Při „Smazat vše hned“ se data, uživatelé, auditní protokol a šifrovací klíč firmy smažou okamžitě. Kopie v zálohách – záloha poskytovatele hostingu a vlastní týdenní šifrovaná kopie GoalCube u stejného poskytovatele v Paříži – se smažou, když vyprší, nejpozději 30 dnů po smazání. GoalCube smazání potvrdí e-mailem. Výjimkou jsou faktury, dobropisy a účetnictví GoalCube (název firmy, adresa, DIČ, částky, platební reference, při 0 % DPH datum VIES, konzultační číslo a čas prohlášení o nákupu jako firma a jazyk faktury), které musí být podle dánského zákona o účetnictví (bogføringsloven) uchovány 5 let po skončení účetního roku, a kontrolní součet země a DIČ, pokud firma dostala peníze zpět, aby se nabídka využila jen jednou (5 let).
• Platba: server vypočítá částku a DPH; poskytovatel plateb (Mollie) dostane pouze náhodné číslo zákazníka, balíček, období, typ DPH, částku a pevnou platební referenci – nikdy název firmy, adresu, DIČ ani e-mail. Karta zůstává u poskytovatele plateb do konce zaplaceného období po výpovědi (aby šla výpověď vzít zpět) a okamžitě se smaže, pokud firma smaže všechna data. Každá platba dostane jednu fakturu s průběžným číslem. DIČ z jiných zemí EU se ověřují v registru DPH Evropské komise (VIES); GoalCube ukládá jen výsledek, čas a konzultační číslo.
• Jednou týdně GoalCube vytvoří další kopii všech dat, šifrovanou stejně jako databáze. Je uložena u stejného poskytovatele hostingu v Paříži, ale mimo databázi. Uchovávají se čtyři poslední kopie (nejvýše 28 dnů) a u každé kopie se automaticky zkouší obnova.
• Všechny stránky mají bezpečnostní pravidla (mj. CSP), takže prohlížeč spouští jen vlastní skripty GoalCube a stránky nelze zobrazit uvnitř cizích webů.
• Služby AI se připojují přihlášením u GoalCube (OAuth 2.1 s PKCE) – v adrese není žádný klíč. Uživatel dává souhlas svým passkey, vidí, kam se odpověď posílá, a připojení může kdykoli zobrazit i ukončit. GoalCube ukládá jen kontrolní součty klíčů; připojení vyprší nejpozději po 180 dnech a okamžitě se zastaví, když je uživatel odebrán nebo je smlouva vypovězena.
• Služby AI, které zákazník připojí, dostávají pseudonymy místo hodnot ve sloupcích, které zákazník chrání, a místo zákazníkových tajných slov. Ve volném textu GoalCube navíc na základě seznamů, vzorů a vlastní služby pro rozpoznávání jmen u Clever Cloud v Paříži najde jména, e-maily, čísla ID, telefonní a bankovní čísla a adresy a nahradí je pseudonymy. Výjimečně může údaj proklouznout, například jméno, které není na seznamech, nebo adresa či číslo zapsané neobvyklým způsobem. Zákazník vidí, co AI uvidí, ještě než datovou sadu uloží.
• U datových sad, které zákazník nahraje, GoalCube také činí nepřímé údaje ve volném textu méně přesnými, než je dostane služba AI: názvy měst se nahradí regionem a slova o například zdraví, odborech, náboženství či trestech se ve výchozím nastavení nahradí zástupným textem „[personligt forhold]“. U každého označeného slova může zákazník zvolit, zda se ponechá, zobecní, nebo skryje. U tabulek o osobách GoalCube ukazuje, které záznamy se mohou podle sloupců vymykat, a služba AI dostane jen úroveň rizika (nízká, střední, vysoká). Označování vychází ze seznamů a vzorů pro text v dánštině, angličtině, němčině, francouzštině, nizozemštině, italštině, španělštině, švédštině, finštině, polštině, portugalštině a češtině a zástupný text je v jazyce datové sady (např. „[personligt forhold]“ v dánštině). Může něco přehlédnout.
• Nahrané soubory se neukládají; jen přečtený text, který se zákazník sám rozhodl uložit jako datovou sadu.
• Rozhodnutí, potvrzení a změny se zapisují do auditního protokolu s kontrolními součty (řetězec hashů) a nezávislými časovými razítky. Každá firma má svůj vlastní řetězec a každý den dostane souhrnný otisk všech řetězců nezávislé časové razítko.
• Tajná slova se nikdy neukládají do auditního protokolu.
• Stránky nenačítají žádné soubory od jiných (např. písma z Googlu). Karta se zadává na vlastní stránce Mollie, takže údaje o kartě se k GoalCube nikdy nedostanou, a stránky GoalCube od Mollie nenačítají nic. Systém nenastavuje žádné sledovací cookies.
• E-maily na contact@goalcube.eu čte a zodpovídá schránka u Simply, dokud je e-mailový agent GoalCube vypnutý. Když je e-mailový agent zapnutý, e-maily, na které musí odpovědět člověk, se čtou a zodpovídají v GoalCube a zaměstnanec dostane do své schránky jen zprávu bez obsahu.
• Přístupové klíče se nezapisují do serverového protokolu.
• K provozu a datům mají přístup jen zaměstnanci GoalCube, kteří to potřebují, a ti jsou vázáni mlčenlivostí.

Vlastní kontrola GoalCube při každé změně systému ověřuje, že kód dodržuje opatření a seznamy uvedené v této smlouvě.

C.3. Pomoc správci Zpracovatel pomáhá správci podle bodů 9.1 a 9.2 takto:

• Administrátor může v Nastavení → Účet a data vypovědět smlouvu (data se smažou po 30 dnech a do té doby lze výpověď vzít zpět) nebo smazat všechna data hned.
• Zákazník si může v GoalCube sám prohlížet svá data a skutečné hodnoty za každým pseudonymem, mazat nahrané datové sady, odebírat tajná slova a stahovat zprávu pro dozor a auditora.
• Auditní protokol a historii (například rozhodnutí, zprávy a odebraná tajná slova) nelze měnit ani mazat po jednotlivých záznamech, protože musí umět prokázat, co se stalo. Smažou se při ukončení smlouvy. Má-li se něco smazat dříve, například na žádost subjektu údajů, stane se tak po dohodě s GoalCube.
• V Nastavení → Připojit AI může zákazník vidět aktivní připojení AI (připojení, uživatel a vypršení) a odpojit je. Administrátor může odpojit všechna připojení, ostatní uživatelé jen svá vlastní. Když je uživatel odebrán nebo se smlouva vypoví, připojení okamžitě přestanou fungovat.
• Administrátoři mohou faktury firmy zobrazit a uložit v části Balíček. Uložte si je, než smažete svá data; poté můžete GoalCube požádat o kopii.
• Žádosti, které zákazník nemůže vyřešit sám v systému, se posílají na contact@goalcube.eu a GoalCube odpoví bez zbytečného odkladu.
• Při porušení zabezpečení osobních údajů poskytne GoalCube informace uvedené v bodě 10.3.

C.4. Doba uložení / postup mazání

• Data zákazníka se uchovávají, dokud je zákazník sám nesmaže nebo dokud smlouva neskončí.
• Když zákazník v GoalCube smaže nahranou datovou sadu, smaže se ihned. Zprávy vytvořené nad datovou sadou obsahují jen pseudonymy a uchovávají se jako součást historie, dokud smlouva neskončí.
• Nahrané soubory (například PDF a Word) se neukládají; ukládá se jen text, který se zákazník rozhodne uložit jako datovou sadu.
• Historie a auditní protokol se uchovávají, dokud smlouva trvá, viz C.3.
• Při ukončení smlouvy se všechna data zákazníka, včetně auditního protokolu, smažou nejpozději 30 dnů po ukončení, ledaže právní předpis vyžaduje uchování. Při „Smazat vše hned“ se data, uživatelé, auditní protokol a šifrovací klíč firmy smažou ihned. Kopie v zálohách – záloha poskytovatele hostingu a vlastní týdenní šifrovaná kopie GoalCube u téhož poskytovatele v Paříži – se smažou, když vyprší, nejpozději 30 dnů po smazání. Rozpracovaná registrace bez passkey se smaže po 1 hodině.
• GoalCube jednou týdně pořídí šifrovanou kopii všech dat u poskytovatele hostingu v Paříži, mimo databázi. Uchovávají se nejvýše čtyři poslední kopie a žádná kopie není starší než 28 dnů. Pokud se data obnovují z kopie, GoalCube okamžitě znovu smaže zákazníky, kteří byli smazáni po datu kopie, a výpověď podaná po datu kopie nadále platí se stejným datem smazání.
• Údaje o připojení AI se uchovávají, dokud je připojení aktivní, a nejvýše 180 dnů od souhlasu. Odpojená a vypršelá připojení se smažou nejpozději po 31 dnech, aby bylo možné odhalit opětovné použití odcizeného klíče. Při „Smazat vše hned“ a při smazání po ukončení smlouvy se smažou ihned.
• Faktury, dobropisy a účetnictví GoalCube jsou vlastní účetní doklady GoalCube a Doložky se na ně nevztahují. Obsahují název firmy, adresu, zemi a DIČ, částky, období, platební referenci a jazyk faktury – žádná jména osob a žádné údaje o kartě – a uchovávají se 5 let po skončení účetního roku, ke kterému patří (dánský zákon o účetnictví, bogføringsloven), i po „Smazat vše hned“. Poté se automaticky smažou. Pro informaci: pokud zákazník dostal peníze zpět do 14 dnů podle bodu 6.4 obchodních podmínek, GoalCube uchovává vlastním jménem jen kontrolní součet země a DIČ a datum po dobu 5 let, aby se nabídka využila jen jednou.
• Platební karta je u Mollie, ne u GoalCube. Pokud se předplatné vypoví, karta zůstává u Mollie do konce zaplaceného období, aby šla výpověď vzít zpět, a poté se smaže. Pokud zákazník smaže všechna data nebo se data smažou po ukončení smlouvy, GoalCube požádá Mollie, aby okamžitě smazala všechny karty, které firma u Mollie uložila – i kartu z přerušené platby; pokud se to nepodaří, GoalCube to zkusí znovu každou hodinu.
• E-maily, které zákazník nebo jeho uživatelé pošlou podpoře GoalCube, se na výše uvedenou lhůtu nevztahují. GoalCube každý měsíc maže e-maily starší než 24 měsíců – nebo dříve, pokud o to zákazník požádá. Zálohy Simply (u B4Restore, Dánsko) se obvykle uchovávají 30 dnů.

C.5. Lokalita zpracování Zpracování osobních údajů, na které se vztahují Doložky, nesmí bez předchozího písemného souhlasu správce probíhat na jiných místech než: Clever Cloud SAS, Pařížský region (zóna „par“ u Clever Cloud), Francie a u dalších zpracovatelů uvedených v příloze B v tam uvedených lokalitách.

C.6. Pokyn k předávání osobních údajů do třetích zemí Zpracovatel nepředává osobní údaje zákazníka do třetích zemí, s touto jedinou výjimkou: Pokud zákazník nebo jeho uživatelé pošlou GoalCube e-mail, může e-mail obsahovat osobní údaje. Než e-mailový asistent GoalCube napíše návrh odpovědi, GoalCube automaticky v EU nahradí jména, e-maily, telefonní čísla, čísla dokladů a účtů a názvy firem kódy. Jména ve volném textu se hledají podle seznamů jmen a vzorů, takže výjimečně může něco proklouznout, například jméno, které na seznamech není. Pouze pseudonymizovaný text se posílá k Anthropic do USA na základě standardních smluvních doložek EU. Dotazy k právním otázkám, stížnosti, platbám a uplatnění práv vyřizuje člověk.

Předání, k nimž dochází proto, že zákazník sám požádá svou službu AI o načtení dat z GoalCube, probíhají podle pokynu zákazníka a podle vlastní smlouvy zákazníka s poskytovatelem AI, viz bod 8.3.

Pokud správce v Doložkách ani dodatečně nedá zdokumentovaný pokyn k předávání osobních údajů do třetí země, není zpracovatel oprávněn takové předávání v rámci Doložek provádět.

C.7. Postupy pro audit správce, včetně inspekcí, zpracování osobních údajů svěřeného zpracovateli Zpracovatel na žádost správce, nejvýše jednou ročně, vypracuje písemnou zprávu o dodržování Doložek (vlastní kontrola). Správce může kromě toho na vlastní náklady provést nebo nechat nezávislého auditora provést inspekci, pokud k tomu existuje konkrétní důvod, s předstihem nejméně 30 dnů a nejvýše jednou ročně. Inspekce se uspořádá tak, aby neposkytla přístup k datům jiných zákazníků. Čas zpracovatele se vyúčtuje podle přílohy D.

C.8. Postupy pro audity, včetně inspekcí, zpracování osobních údajů svěřeného dalším zpracovatelům Zpracovatel nejméně jednou ročně přezkoumá vlastní dokumentaci dalších zpracovatelů o zabezpečení zpracování (například osvědčení, zprávy auditorů, zpracovatelské smlouvy a seznamy dalších zpracovatelů) a posoudí, zda stále plní své povinnosti. Výsledek je součástí zprávy podle C.7.

Příloha D – Úprava dalších záležitostí stranami

1. Odpovědnost. Odpovědnost stran podle Doložek podléhá omezení odpovědnosti v obchodních podmínkách, pokud je to slučitelné s čl. 82 a 83 GDPR.
2. Úhrada za pomoc. Pomoc, kterou lze vyřešit funkcemi GoalCube, a oznámení o porušení jsou bez poplatku. Jiná pomoc podle bodu 9 a audit podle bodu 12 se vyúčtují podle skutečně vynaloženého času za aktuální hodinovou sazbu GoalCube, která se sdělí předem.
3. Pořadí. V případě rozporu mají Doložky přednost před obchodními podmínkami, pokud jde o zpracování osobních údajů.
4. Rozhodné právo a příslušnost soudů se řídí obchodními podmínkami.

Viz také: Zásady ochrany osobních údajů · Obchodní podmínky · Zásady cookies