Accordo sul trattamento dei dati

1. Le parti e la conclusione dell’accordo

Il presente accordo sul trattamento dei dati (le «Clausole») è concluso tra

Il titolare del trattamento: l’azienda o l’organizzazione che ha creato un account presso GoalCube e accettato le condizioni generali di GoalCube (il «cliente»),

e

Il responsabile del trattamento: Goalcube ApS, numero CVR (registro delle imprese danese) 44709805, Ahlmannsvej 19, st., 6400 Sønderborg, Danmark («GoalCube»).

Le Clausole fanno parte delle condizioni generali di GoalCube e si concludono automaticamente quando il cliente crea un account o inizia a usare GoalCube. Non è richiesta alcuna firma. Le Clausole si basano sul modello di contratto del Datatilsynet, l’autorità danese per la protezione dei dati (clausole contrattuali tipo ai sensi dell’articolo 28, paragrafo 8, del regolamento (UE) 2016/679, il «GDPR»). Dove il modello prevede delle scelte, queste sono indicate negli allegati.

2. Premesse

1. Le Clausole stabiliscono i diritti e gli obblighi del responsabile del trattamento quando tratta dati personali per conto del titolare del trattamento.
2. Le Clausole sono redatte affinché le parti rispettino l’articolo 28, paragrafo 3, del GDPR.
3. Il trattamento avviene nell’ambito della fornitura di GoalCube (GoalCube AI Map, GoalCube Data Vault e GoalCube Human Decision) secondo le condizioni generali.
4. Le Clausole prevalgono su eventuali disposizioni corrispondenti di altri accordi tra le parti.
5. Le Clausole comprendono quattro allegati, che ne costituiscono parte integrante:
   • L’allegato A contiene informazioni dettagliate sul trattamento, tra cui finalità e natura, tipi di dati personali, categorie di interessati e durata.
   • L’allegato B contiene le condizioni del titolare del trattamento per il ricorso a sub-responsabili da parte del responsabile del trattamento e un elenco dei sub-responsabili autorizzati.
   • L’allegato C contiene le istruzioni del titolare del trattamento sul trattamento, i requisiti minimi di sicurezza e le modalità di controllo sul responsabile del trattamento e sui sub-responsabili.
   • L’allegato D contiene le disposizioni delle parti su altri aspetti.
6. Le Clausole e i relativi allegati sono conservati in formato elettronico su goalcube.eu da entrambe le parti.
7. Le Clausole non esonerano il responsabile del trattamento dagli obblighi che gli derivano dal GDPR o da altre normative.

3. Diritti e obblighi del titolare del trattamento

1. Il titolare del trattamento è responsabile di assicurare che il trattamento dei dati personali avvenga nel rispetto del GDPR (vedi articolo 24), delle disposizioni sulla protezione dei dati di altre norme dell’UE o del diritto nazionale degli Stati membri e delle Clausole.
2. Il titolare del trattamento ha il diritto e il dovere di decidere per quali finalità e con quali mezzi possono essere trattati i dati personali.
3. Il titolare del trattamento è responsabile dell’esistenza di una base giuridica per il trattamento che il responsabile del trattamento è incaricato di svolgere – anche per i dati che il cliente carica e per l’uso dei servizi AI da parte del cliente.
4. Il titolare del trattamento sceglie il servizio AI che il cliente collega a GoalCube (per esempio ChatGPT, Claude, Microsoft 365 Copilot o Mistral) e conclude direttamente il relativo contratto. Il servizio AI non è un sub-responsabile di GoalCube, e il trattamento al suo interno è regolato dal contratto del cliente con il fornitore dell’AI.

4. Il responsabile del trattamento agisce su istruzione

1. Il responsabile del trattamento può trattare dati personali solo su istruzione documentata del titolare del trattamento, salvo che lo richieda il diritto dell’UE o il diritto nazionale degli Stati membri cui il responsabile del trattamento è soggetto. Le istruzioni sono descritte negli allegati A e C. Anche l’uso delle funzioni di GoalCube da parte del cliente – per esempio caricamento, scelta della protezione per colonna, parole segrete, conferme e decisioni – costituisce un’istruzione documentata.
2. Il responsabile del trattamento informa immediatamente il titolare del trattamento se, a suo parere, un’istruzione viola il GDPR o le disposizioni sulla protezione dei dati di altre norme dell’UE o del diritto nazionale degli Stati membri.

5. Riservatezza

1. Il responsabile del trattamento può dare accesso ai dati personali solo a persone soggette alla sua autorità che si sono impegnate alla riservatezza o hanno un adeguato obbligo legale di riservatezza, e solo nella misura necessaria. L’elenco delle persone con accesso viene verificato regolarmente e l’accesso viene chiuso quando non è più necessario.
2. Su richiesta del titolare del trattamento, il responsabile del trattamento deve poter dimostrare che tali persone sono soggette al suddetto obbligo di riservatezza.

6. Sicurezza del trattamento

1. Il responsabile del trattamento mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’articolo 32 del GDPR, tenendo conto dello stato dell’arte, dei costi di attuazione, nonché della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche dei rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche.
2. Il responsabile del trattamento valuta autonomamente i rischi e attua misure per farvi fronte. Le misure sono descritte nell’allegato C.2.
3. Il responsabile del trattamento assiste il titolare del trattamento nel rispetto dei suoi obblighi ai sensi dell’articolo 32 del GDPR, tra l’altro mettendo a disposizione le informazioni necessarie per la valutazione dei rischi del titolare stesso.

7. Ricorso a sub-responsabili

1. Per ricorrere a un altro responsabile del trattamento (un sub-responsabile), il responsabile del trattamento deve rispettare le condizioni dell’articolo 28, paragrafi 2 e 4, del GDPR.
2. Il responsabile del trattamento ha l’autorizzazione generale del titolare del trattamento a ricorrere a sub-responsabili. Il responsabile del trattamento informa per iscritto il titolare del trattamento di eventuali modifiche previste riguardanti l’aggiunta o la sostituzione di sub-responsabili con un preavviso di almeno 14 giorni. L’informazione avviene via e-mail al referente dell’account e su goalcube.eu/da/databehandleraftale/ (fa fede la versione danese; anche su goalcube.eu/it/accordo-trattamento-dati/). Il titolare del trattamento può opporsi entro il termine di preavviso. Se il titolare del trattamento si oppone e le parti non trovano una soluzione, il titolare del trattamento può recedere dall’accordo con effetto prima che la modifica entri in vigore. L’elenco dei sub-responsabili autorizzati si trova nell’allegato B.
3. Il responsabile del trattamento impone al sub-responsabile, mediante un contratto, gli stessi obblighi in materia di protezione dei dati previsti dalle Clausole, in particolare assicurazioni sufficienti sulle misure tecniche e organizzative.
4. Il responsabile del trattamento assicura che il contratto del sub-responsabile conferisca al titolare del trattamento, in qualità di terzo beneficiario, il diritto di far valere i propri diritti nei confronti del sub-responsabile in caso di fallimento del responsabile del trattamento, nella misura in cui le condizioni standard del sub-responsabile lo consentano.
5. Se il sub-responsabile non adempie ai propri obblighi in materia di protezione dei dati, il responsabile del trattamento conserva nei confronti del titolare del trattamento l’intera responsabilità dell’adempimento degli obblighi del sub-responsabile, fatta salva la limitazione di responsabilità dell’allegato D.

8. Trasferimento verso paesi terzi o organizzazioni internazionali

1. Il responsabile del trattamento può trasferire dati personali verso paesi terzi (paesi fuori dall’UE/SEE) o organizzazioni internazionali solo su istruzione documentata del titolare del trattamento e nel rispetto del capo V del GDPR.
2. Le istruzioni sui trasferimenti sono indicate nell’allegato C.6. Nell’ambito delle Clausole, il titolare del trattamento non può imporre al responsabile del trattamento altri trasferimenti.
3. Quando il cliente collega autonomamente un servizio AI a GoalCube e gli chiede di recuperare dati, GoalCube fornisce al servizio AI solo dati pseudonimizzati, su istruzione del cliente. Un eventuale trasferimento verso un paese terzo all’interno del servizio AI avviene nell’ambito del contratto del cliente con il fornitore dell’AI, vedi punto 3.4.

9. Assistenza al titolare del trattamento

1. Tenendo conto della natura del trattamento, il responsabile del trattamento assiste il titolare del trattamento, nella misura del possibile, con misure tecniche e organizzative adeguate, nell’adempimento dell’obbligo del titolare di dare seguito alle richieste per l’esercizio dei diritti degli interessati di cui al capo III del GDPR (informazione, accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei dati, opposizione e processo decisionale automatizzato). L’assistenza è fornita in primo luogo tramite le funzioni di GoalCube, vedi allegato C.3.
2. Il responsabile del trattamento assiste inoltre il titolare del trattamento nel:
   • notificare una violazione dei dati personali all’autorità di controllo senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore dal momento in cui il titolare del trattamento ne è venuto a conoscenza, a meno che sia improbabile che la violazione presenti un rischio per i diritti delle persone fisiche,
   • comunicare la violazione agli interessati quando è probabile che presenti un rischio elevato per i loro diritti,
   • effettuare valutazioni d’impatto (DPIA) ed eventuali consultazioni preventive dell’autorità di controllo.
3. L’assistenza che va oltre le funzioni di GoalCube e le informazioni che GoalCube pubblica è fatturata secondo l’allegato D.

10. Notifica di una violazione dei dati personali

1. Il responsabile del trattamento informa il titolare del trattamento senza ingiustificato ritardo dopo essere venuto a conoscenza di una violazione dei dati personali presso di sé o presso un sub-responsabile.
2. La notifica avviene, ove possibile, entro 48 ore dal momento in cui il responsabile del trattamento è venuto a conoscenza della violazione, così che il titolare del trattamento possa rispettare il proprio termine di 72 ore.
3. La notifica contiene, nella misura in cui le informazioni sono disponibili: una descrizione della natura della violazione, comprese le categorie e il numero approssimativo di interessati e di registrazioni coinvolti, le probabili conseguenze e le misure adottate o proposte. Se le informazioni non possono essere fornite contemporaneamente, vengono fornite in fasi successive senza ingiustificato ritardo.

11. Cancellazione e restituzione dei dati

1. Alla cessazione dei servizi relativi al trattamento dei dati personali, il responsabile del trattamento è tenuto a cancellare tutti i dati personali trattati per conto del titolare del trattamento e a confermare al titolare che i dati sono stati cancellati. La cancellazione avviene al più tardi 30 giorni dopo la cessazione, vedi allegato C.4.
2. Prima della cessazione, il titolare del trattamento può consultare, scaricare report e salvare documentazione da GoalCube (per esempio il report per autorità e revisori) finché l’account è attivo.
3. Il responsabile del trattamento non può conservare i dati personali più a lungo, salvo che lo richieda il diritto dell’UE o nazionale.

12. Audit, comprese le ispezioni

1. Il responsabile del trattamento mette a disposizione del titolare del trattamento tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto dell’articolo 28 del GDPR e delle Clausole, e consente e contribuisce alle attività di revisione, comprese le ispezioni, realizzate dal titolare del trattamento o da un altro soggetto da questi incaricato.
2. Le procedure per il controllo del titolare del trattamento sul responsabile del trattamento e sui sub-responsabili sono indicate negli allegati C.7 e C.8.
3. Il responsabile del trattamento concede alle autorità di controllo che, secondo la normativa applicabile, hanno accesso alle strutture del titolare e del responsabile del trattamento, l’accesso dietro presentazione di adeguata identificazione.

13. Accordo delle parti su altri aspetti

1. Le parti possono concordare altre disposizioni relative al servizio, per esempio sulla responsabilità, purché non contrastino direttamente o indirettamente con le Clausole né pregiudichino i diritti fondamentali dell’interessato. Tali disposizioni sono indicate nell’allegato D e nelle condizioni generali.

14. Entrata in vigore e cessazione

1. Le Clausole entrano in vigore quando il cliente crea un account o inizia a usare GoalCube.
2. Ciascuna parte può chiedere di rinegoziare le Clausole se modifiche di legge o inadeguatezze lo rendono opportuno. GoalCube può modificare le Clausole con un preavviso di almeno 14 giorni, se la modifica non riduce la protezione dei dati personali; altrimenti è necessaria l’accettazione del cliente.
3. Le Clausole si applicano per tutta la durata del servizio relativo al trattamento dei dati personali e non possono essere disdette senza la contemporanea cessazione del contratto principale (le condizioni generali).
4. Se la fornitura dei servizi cessa e i dati personali sono stati cancellati ai sensi del punto 11, le Clausole possono essere disdette da entrambe le parti.

15. Referenti

1. Contatto del responsabile del trattamento: contact@goalcube.eu.
2. Contatto del titolare del trattamento: il referente dell’account. Il cliente mantiene aggiornati i dati di contatto in GoalCube.

Allegato A – Informazioni sul trattamento

A.1. Finalità del trattamento dei dati personali da parte del responsabile del trattamento per conto del titolare del trattamento: Fornire GoalCube: un registro dell’uso dell’AI da parte del cliente con classificazione secondo l’AI Act, policy AI e corso di alfabetizzazione in materia di IA (AI Map); conservare i dati del cliente nell’UE e fornirli in forma pseudonimizzata al servizio AI collegato dal cliente, mostrando le risposte con i valori reali in GoalCube (Data Vault); e far decidere a una persona i casi che riguardano persone, con registro e marche temporali (Human Decision).

A.2. Il trattamento dei dati personali da parte del responsabile del trattamento per conto del titolare del trattamento riguarda principalmente (natura del trattamento): Conservazione, strutturazione, pseudonimizzazione (sostituzione degli identificativi con codici), generalizzazione (per esempio data di nascita in fascia d’età), fornitura di dati pseudonimizzati al servizio AI del cliente su istruzione del cliente, ritrasformazione dei codici nei valori reali in GoalCube, registrazione di azioni e decisioni, invio di e-mail dal sistema e cancellazione.

A.3. Il trattamento riguarda i seguenti tipi di dati personali degli interessati: I dati che il cliente stesso carica o scrive in GoalCube, per esempio nome, dati di contatto, codici identificativi (compresi codici fiscali e numeri CPR, il codice personale danese), numeri cliente e numeri di conto, indirizzi, informazioni sul rapporto di lavoro, CV, richieste dei clienti, contratti e decisioni. A seconda dei dati del cliente, possono essere comprese categorie particolari di dati personali (articolo 9 del GDPR) e dati relativi a condanne penali e reati (articolo 10 del GDPR). Inoltre, dati sugli utenti del cliente: nome, e-mail, ruolo, passkey e azioni nel sistema.

A.4. Il trattamento riguarda le seguenti categorie di interessati: Dipendenti, candidati, clienti, soci, fornitori del cliente e i loro referenti, e altre persone a cui si riferiscono i dati del cliente, nonché gli utenti di GoalCube del cliente.

A.5. Il trattamento dei dati personali da parte del responsabile del trattamento per conto del titolare del trattamento può iniziare dopo l’entrata in vigore delle Clausole. Il trattamento ha la seguente durata: Finché il cliente ha un account presso GoalCube e fino alla cancellazione dei dati ai sensi del punto 11 e dell’allegato C.4.

Allegato B – Sub-responsabili

B.1. Sub-responsabili autorizzati All’entrata in vigore delle Clausole, il titolare del trattamento ha autorizzato il ricorso ai seguenti sub-responsabili:

B.2. Preavviso per l’autorizzazione dei sub-responsabili Il responsabile del trattamento comunica l’aggiunta o la sostituzione di sub-responsabili con almeno 14 giorni di anticipo, vedi punto 7.2.

Servizi senza dati personali. Il sistema usa inoltre questi servizi, che non ricevono dati personali e quindi non sono sub-responsabili:

Allegato C – Istruzioni relative al trattamento dei dati personali

C.1. Oggetto del trattamento/istruzioni Il trattamento da parte del responsabile del trattamento consiste nel fatto che GoalCube conserva i dati del cliente nell’UE, li pseudonimizza secondo le scelte del cliente (per esempio protezione per colonna e parole segrete), li fornisce in forma pseudonimizzata al servizio AI collegato dal cliente quando il cliente o un utente lo richiede, mostra le risposte dell’AI con i valori reali in GoalCube e registra conferme e decisioni. GoalCube non usa i dati del cliente per altre finalità, non li vende e non li usa per addestrare modelli di AI.

C.2. Sicurezza del trattamento Il livello di sicurezza tiene conto del fatto che il trattamento può riguardare categorie particolari di dati e dati relativi al rapporto di lavoro. Il responsabile del trattamento ha attuato le seguenti misure:

• I dati sono cifrati durante il trasferimento (HTTPS/TLS).
• I dati dei clienti sono archiviati nell’UE presso Clever Cloud. In produzione il sistema non si avvia senza un’archiviazione permanente nell’UE.
• I servizi AI che il cliente collega ricevono solo pseudonimi – mai nomi, e-mail, codici identificativi, numeri di telefono e IBAN, indirizzi o le parole segrete del cliente.
• I file caricati non vengono salvati; solo il testo estratto che il cliente ha scelto di salvare come dataset.
• Decisioni, conferme e modifiche vengono registrate in un registro di audit con checksum (catena di hash) e marche temporali indipendenti.
• Le parole segrete non vengono mai salvate nel registro di audit.
• Le pagine non caricano file da terzi (per esempio font da Google) e il sistema non imposta cookie di tracciamento.
• Le e-mail a GoalCube a cui deve rispondere una persona vengono lette e gestite in GoalCube. Il dipendente riceve nella propria casella solo un avviso senza contenuto.
• Le chiavi di accesso non vengono scritte nel log del server.
• Solo i dipendenti di GoalCube che ne hanno bisogno accedono a sistemi e dati, e sono tenuti alla riservatezza.

A ogni modifica del sistema, il controllo di GoalCube verifica che il codice rispetti le misure e gli elenchi indicati in questo accordo.

C.3. Assistenza al titolare del trattamento Il responsabile del trattamento assiste il titolare del trattamento ai sensi dei punti 9.1 e 9.2 come segue:

• In GoalCube il cliente può vedere da sé i propri dati e i valori reali dietro ogni pseudonimo, cancellare i dataset caricati, rimuovere parole segrete e scaricare il report per autorità e revisori.
• Il registro di audit e lo storico (per esempio decisioni, report e parole segrete rimosse) non possono essere modificati o cancellati voce per voce, perché devono poter dimostrare cosa è successo. Vengono cancellati alla cessazione dell’accordo. Se qualcosa deve essere cancellato prima, per esempio su richiesta di un interessato, ciò avviene d’intesa con GoalCube.
• Le richieste che il cliente non può risolvere da sé nel sistema vanno inviate a contact@goalcube.eu e GoalCube risponde senza ingiustificato ritardo.
• In caso di violazione dei dati personali, GoalCube fornisce le informazioni indicate al punto 10.3.

C.4. Periodo di conservazione/procedura di cancellazione

• I dati del cliente sono conservati finché il cliente non li cancella o l’accordo non cessa.
• Quando il cliente cancella un dataset caricato in GoalCube, il dataset viene cancellato subito. I report creati sul dataset contengono solo pseudonimi e sono conservati come parte dello storico fino alla cessazione dell’accordo.
• I file caricati (per esempio PDF e Word) non vengono salvati; solo il testo che il cliente sceglie di salvare come dataset.
• Lo storico e il registro di audit sono conservati per tutta la durata dell’accordo, vedi C.3.
• Alla cessazione dell’accordo, tutti i dati del cliente, compreso il registro di audit, vengono cancellati al più tardi 30 giorni dopo la cessazione, salvo che la legge ne richieda la conservazione. Le copie nei backup del fornitore di hosting vengono cancellate alla scadenza dei backup presso il fornitore.
• Le e-mail che il cliente o i suoi utenti inviano all’assistenza di GoalCube non rientrano nel termine indicato sopra. Vengono cancellate automaticamente 24 mesi dopo la ricezione – o prima, se il cliente lo chiede.

C.5. Luogo del trattamento Il trattamento dei dati personali oggetto delle Clausole non può avvenire, senza la previa autorizzazione scritta del titolare del trattamento, in luoghi diversi da: Clever Cloud SAS, Regione di Parigi (zona Clever Cloud «par»), Francia, nonché presso i sub-responsabili dell’allegato B nei luoghi ivi indicati.

C.6. Istruzioni sul trasferimento di dati personali verso paesi terzi Il responsabile del trattamento non trasferisce dati personali del cliente verso paesi terzi, con questa unica eccezione: se il cliente o i suoi utenti inviano un’e-mail a GoalCube, l’e-mail può contenere dati personali. Prima che l’assistente e-mail di GoalCube scriva una bozza di risposta, GoalCube sostituisce automaticamente nell’UE con dei codici nomi, e-mail, numeri di telefono, codici identificativi, numeri di conto e nomi di aziende. I nomi nel testo libero vengono individuati con elenchi di nomi e schemi, quindi in via eccezionale un nome raro può sfuggire. Solo il testo pseudonimizzato viene inviato ad Anthropic negli USA sulla base delle clausole contrattuali tipo dell’UE. Alle richieste su questioni legali, reclami, pagamenti e diritti risponde una persona.

I trasferimenti che avvengono perché il cliente chiede al proprio servizio AI di recuperare dati da GoalCube avvengono su istruzione del cliente e nell’ambito del contratto del cliente con il fornitore dell’AI, vedi punto 8.3.

Se il titolare del trattamento non fornisce, nelle Clausole o successivamente, un’istruzione documentata sul trasferimento di dati personali verso un paese terzo, il responsabile del trattamento non è autorizzato a effettuare tali trasferimenti nell’ambito delle Clausole.

C.7. Procedure per gli audit, comprese le ispezioni, del titolare del trattamento sul trattamento dei dati personali affidato al responsabile del trattamento Su richiesta del titolare del trattamento, e al massimo una volta all’anno, il responsabile del trattamento redige una relazione scritta sul rispetto delle Clausole (autocontrollo). Il titolare del trattamento può inoltre, a proprie spese, effettuare o far effettuare da un revisore indipendente un’ispezione, se vi è un motivo concreto, con un preavviso di almeno 30 giorni e al massimo una volta all’anno. L’ispezione è organizzata in modo da non dare accesso ai dati di altri clienti. Il tempo impiegato dal responsabile del trattamento è fatturato secondo l’allegato D.

C.8. Procedure per gli audit, comprese le ispezioni, sul trattamento dei dati personali affidato ai sub-responsabili Almeno una volta all’anno il responsabile del trattamento esamina la documentazione dei sub-responsabili sulla sicurezza del trattamento (per esempio certificazioni, relazioni di audit, accordi sul trattamento dei dati ed elenchi di sub-responsabili) e valuta se continuano a rispettare i propri obblighi. Il risultato confluisce nella relazione di cui al punto C.7.

Allegato D – Disposizioni delle parti su altri aspetti

1. Responsabilità. La responsabilità delle parti ai sensi delle Clausole rientra nella limitazione di responsabilità delle condizioni generali, nella misura in cui ciò sia compatibile con gli articoli 82 e 83 del GDPR.
2. Compenso per l’assistenza. L’assistenza che può essere fornita con le funzioni di GoalCube e la notifica delle violazioni sono gratuite. Altra assistenza ai sensi del punto 9 e gli audit ai sensi del punto 12 sono fatturati in base al tempo impiegato, alla tariffa oraria di GoalCube in vigore, comunicata in anticipo.
3. Prevalenza. In caso di contrasto, per quanto riguarda il trattamento dei dati personali le Clausole prevalgono sulle condizioni generali.
4. Legge applicabile e foro competente seguono le condizioni generali.

Vedi anche: Informativa privacy · Condizioni generali · Cookie policy