Shadow AI: co robić, gdy pracownicy używają AI bez pytania?
Krótka odpowiedź
Shadow AI to używanie narzędzi AI, których kierownictwo nie zna lub nie zatwierdziło – zwykle darmowego ChatGPT albo innych aplikacji na prywatnym koncie pracownika. Ryzyko polega na tym, że dane osobowe i poufne informacje trafiają do usługi bez umowy powierzenia przetwarzania danych, a może też do trenowania modeli. Zakazy rzadko działają. Działa dobra alternatywa: zatwierdzone narzędzia, krótka polityka, szkolenie i prosty sposób zgłaszania nowych zastosowań.
Dlaczego tak się dzieje?
Bo AI pomaga. Pracownicy, którzy przekonali się, ile czasu AI potrafi oszczędzić, używają jej – także gdy firma niczego nie postanowiła. Problemem nie jest samo użycie, tylko to, że dane lądują tam, gdzie nie powinny.
Co możesz zrobić jutro
Wybierz jedno zatwierdzone narzędzie z planem biznesowym, napisz krótką politykę korzystania z AI i daj wszystkim krótkie szkolenie. Z GoalCube pracownicy mogą używać AI na prawdziwych danych, a imiona i nazwiska nie opuszczają UE – więc nie ma już powodu, by to omijać.
Jak to zrobić
- Pytaj bez karania.Anonimowa ankieta da uczciwy obraz.
- Daj dobrą alternatywę.Plan biznesowy z umową powierzenia przetwarzania danych, który jest wygodniejszy niż darmowa aplikacja.
- Chroń dane automatycznie.W GoalCube AI widzi tylko kody, więc można bezpiecznie używać jej na prawdziwych danych.
- Ułatw rejestrowanie.Nowe zastosowanie powinno dać się zarejestrować w minutę.
- Sprawdzaj.GoalCube zapisuje w dzienniku, gdy zbiór danych jest używany bez rejestracji, i pokazuje to na samej górze statusu.
Co mówi prawo
- RODO, art. 28 i 32
- Dane osobowe wolno powierzać tylko dostawcom, z którymi jest umowa powierzenia przetwarzania danych, i przy odpowiednim bezpieczeństwie.
- AI Act, art. 4
- Kompetencje w zakresie AI dotyczą każdego użycia AI w pracy – także tego, o którym kierownictwo nie wie.
Pytania i odpowiedzi
Czy powinniśmy zakazać ChatGPT?
Zakaz zwykle przenosi użycie na prywatne telefony. Lepiej działa zatwierdzona alternatywa z ochroną danych.
Czy to naruszenie ochrony danych, jeśli pracownik wkleił dane osobowe do darmowego ChatGPT?
Może być. Oceń to jako możliwe naruszenie ochrony danych osobowych i zgłoś je do UODO w ciągu 72 godzin, jeśli prawdopodobnie powoduje ryzyko naruszenia praw lub wolności osób.
Jak GoalCube wykrywa shadow AI?
Jeśli AI używa zbioru danych bez potwierdzonej rejestracji, zostaje to zapisane w dzienniku, a status ostrzega na samej górze.
Źródła
Autor redakcja GoalCube. Ostatnia aktualizacja 11 października 2026. GoalCube pomaga stosować AI Act i RODO. To nie jest porada prawna.
Bądź wśród pierwszych.
Planujemy start w listopadzie 2026. Zapisz się, a odezwiemy się, gdy będzie można zacząć.