Microsoft 365 Copilot y RGPD: ¿se quedan tus datos en la UE?
Respuesta corta
Microsoft 365 Copilot no usa los prompts, las respuestas ni los datos de la empresa para entrenar modelos, y está cubierto por el contrato de encargo del tratamiento de Microsoft. Los datos están dentro de la EU Data Boundary, pero los nuevos clientes de la UE pueden ver tratadas sus consultas fuera de la UE en momentos de máxima demanda (flex routing), algo que un administrador puede desactivar. Copilot ve todo lo que el usuario puede abrir en Microsoft 365, así que los permisos de archivos y correos importan tanto como la propia IA.
El mayor riesgo son los accesos, no la IA
Copilot encuentra y resume lo que el usuario puede ver. Si un empleado tiene acceso a una carpeta con nóminas, Copilot también puede usarlas en una respuesta. Por eso, lo primero es ordenar los permisos; con el RGPD es una buena práctica en cualquier caso.
Cuando los datos vienen de otros sistemas
Si Copilot tiene que trabajar con una lista de clientes, un montón de CV o una exportación del sistema de nóminas, lo más seguro es que los nombres no viajen con ellos. Con GoalCube, los datos se suben en la UE y Copilot solo recibe códigos. La respuesta con los nombres reales solo se muestra en tu empresa.
| Cliente | Correo | Ciudad | Tema |
|---|---|---|---|
| Carmen Navarro | carmen.navarro@example.com | Zaragoza | Reembolso |
| Javier Romero | javier.romero@example.com | Valladolid | Envío |
| Elena Castillo | elena.castillo@example.com | Murcia | Reclamación |
| Sergio Molina | sergio.molina@example.com | Gijón | Envío |
| Paula Medina | paula.medina@example.com | Córdoba | Reembolso |
Consulta Hola, soy Carmen Navarro. Devolví el pedido 7012345678 hace dos semanas y todavía no me ha llegado el dinero. Por favor, hacedme la transferencia a ES38 2100 0418 4620 0123 4567. Un saludo, Carmen
| Cliente | Correo | Ciudad | Tema |
|---|---|---|---|
| [PERSON_1] | [EMAIL_1] | [STED] | Reembolso |
| [PERSON_2] | [EMAIL_2] | [STED] | Envío |
| [PERSON_3] | [EMAIL_3] | [STED] | Reclamación |
| [PERSON_4] | [EMAIL_4] | [STED] | Envío |
| [PERSON_5] | [EMAIL_5] | [STED] | Reembolso |
Consulta Hola, soy [PERSON_1]. Devolví el pedido [ID_1] hace dos semanas y todavía no me ha llegado el dinero. Por favor, hacedme la transferencia a [IBAN_1]. Un saludo, [PERSON_1]
Carmen Navarro y Paula Medina esperan un reembolso y deberían recibir respuesta hoy. Sergio Molina lleva 10 días esperando un paquete. Propuesta de respuesta para Carmen Navarro: "Hola, Carmen Navarro: gracias por tu paciencia. El dinero ya está en camino y llegará a tu cuenta en 5 días hábiles."
[PERSON_1] y [PERSON_5] esperan un reembolso y deberían recibir respuesta hoy. [PERSON_4] lleva 10 días esperando un paquete. Propuesta de respuesta para [PERSON_1]: "Hola, [PERSON_1]: gracias por tu paciencia. El dinero ya está en camino y llegará a tu cuenta en 5 días hábiles."
| Candidato | Nacimiento | DNI | Empresa actual | Experiencia |
|---|---|---|---|---|
| María Ortega | 1985-03-12 | 48213765S | Maderas Navarra S.L. | 12 |
| Pablo Serrano | 1992-11-02 | 30957142Q | Logística Ebro S.L. | 4 |
| Laura Domínguez | 1988-06-21 | 52864309M | Metalúrgica Asturiana S.A. | 9 |
| Manuel Iglesias | 1979-01-30 | 17402598Q | Farmacéutica Levante S.A. | 18 |
CV María Ortega lleva 12 años en presupuestos e informes mensuales en Maderas Navarra S.L., donde implantó un nuevo sistema ERP y dirige un equipo de tres personas. Contacto: maria.ortega@example.com.
| Candidato | Nacimiento | DNI | Empresa actual | Experiencia |
|---|---|---|---|---|
| [PERSON_1] | 40–49 años | [ID_1] | [VIRKSOMHED_1] | 12 |
| [PERSON_2] | 30–39 años | [ID_2] | [VIRKSOMHED_2] | 4 |
| [PERSON_3] | 30–39 años | [ID_3] | [VIRKSOMHED_3] | 9 |
| [PERSON_4] | 40–49 años | [ID_4] | [VIRKSOMHED_4] | 18 |
CV [PERSON_1] lleva 12 años en presupuestos e informes mensuales en [VIRKSOMHED_1], donde implantó un nuevo sistema ERP y dirige un equipo de tres personas. Contacto: [EMAIL_1].
María Ortega y Laura Domínguez tienen más de 5 años de experiencia y deberían pasar a entrevista; pregunta a Laura Domínguez por su experiencia con sistemas ERP. Pablo Serrano tiene 4 años de experiencia y se piden 5. La decisión la toma una persona.
[PERSON_1] y [PERSON_3] tienen más de 5 años de experiencia y deberían pasar a entrevista; pregunta a [PERSON_3] por su experiencia con sistemas ERP. [PERSON_2] tiene 4 años de experiencia y se piden 5. La decisión la toma una persona.
| Proveedor | Persona de contacto | Cuenta | Vence |
|---|---|---|---|
| Componentes Rioja S.L. | Alejandro Vidal | ES70 0049 1500 0105 1234 5678 | 2027-01-31 |
| Nube Ibérica S.L. | Ana Prieto | ES80 0182 2370 4402 0123 4567 | 2026-12-31 |
| Precisión Vasca S.L. | Carlos Etxeberria | ES46 2085 0103 9893 0012 3456 | 2028-06-30 |
| Embalajes Mancha S.L. | Sara Gil | ES95 0081 0200 2025 0012 3456 | 2027-03-31 |
Condiciones Componentes Rioja S.L. suministra piezas especiales para el Proyecto Cuarzo. El precio se actualiza cada año según el IPC más un 3 %. La responsabilidad se limita al 10 % del valor anual del contrato. Para cualquier cambio, contacta con Alejandro Vidal.
| Proveedor | Persona de contacto | Cuenta | Vence |
|---|---|---|---|
| [VIRKSOMHED_1] | [PERSON_1] | [IBAN_1] | 2027-01-31 |
| [VIRKSOMHED_2] | [PERSON_2] | [IBAN_2] | 2026-12-31 |
| [VIRKSOMHED_3] | [PERSON_3] | [IBAN_3] | 2028-06-30 |
| [VIRKSOMHED_4] | [PERSON_4] | [IBAN_4] | 2027-03-31 |
Condiciones [VIRKSOMHED_1] suministra piezas especiales para el [PROJEKT_1]. El precio se actualiza cada año según el IPC más un 3 %. La responsabilidad se limita al 10 % del valor anual del contrato. Para cualquier cambio, contacta con [PERSON_1].
El contrato con Componentes Rioja S.L. se renueva automáticamente si no se rescinde como muy tarde el 31 de octubre. Es importante para un proyecto interno, así que es mejor renegociar el precio que rescindirlo. El contrato con Embalajes Mancha S.L. también se renueva automáticamente; hay que rescindirlo como muy tarde el 31 de diciembre.
El contrato con [VIRKSOMHED_1] se renueva automáticamente si no se rescinde como muy tarde el 31 de octubre. Es importante para un proyecto interno, así que es mejor renegociar el precio que rescindirlo. El contrato con [VIRKSOMHED_4] también se renueva automáticamente; hay que rescindirlo como muy tarde el 31 de diciembre.
Cómo hacerlo
- Ordena los accesos.Copilot encuentra todo lo que el empleado puede abrir. Revisa las carpetas compartidas y SharePoint.
- Desactiva el flex routing si los datos deben quedarse en la UE.Un administrador puede desactivarlo.
- Etiqueta los documentos sensibles.Usa etiquetas de confidencialidad para que Copilot las respete.
- Registra el uso.Sobre todo si Copilot se usa en RR. HH. o con datos de clientes.
- Seudonimiza cuando la IA trabaje con datos de otros sistemas.Con GoalCube, Copilot solo recibe códigos.
Lo que dice la ley
- Artículos 25 y 32 del RGPD
- Protección de datos desde el diseño y seguridad adecuada, incluido el control de accesos.
- Artículos 44 a 46 del RGPD
- Tratar datos fuera de la UE exige una base jurídica.
Preguntas y respuestas
¿Entrena Microsoft con nuestros datos?
No. Según Microsoft, los prompts, las respuestas y los datos de la empresa en Microsoft 365 Copilot no se usan para entrenar modelos fundacionales.
¿Qué es el flex routing?
Que los nuevos clientes de la UE pueden ver tratadas sus consultas de Copilot fuera de la UE cuando hay mucha demanda. Un administrador puede desactivarlo.
¿Se puede usar Copilot con GoalCube?
Sí, mediante agentes en Copilot Studio. Los requisitos de licencia aún no están confirmados y Copilot todavía se está probando.
Fuentes
- Microsoft: Data, privacy and security for Microsoft 365 Copilot
- Microsoft: Copilot flex routing
- Microsoft: EU Data Boundary
Escrito por Redacción de GoalCube. Última actualización 11 de octubre de 2026. GoalCube te ayuda a cumplir el Reglamento de IA y el RGPD. No es asesoramiento jurídico.
Sé de los primeros.
Prevemos lanzar en noviembre de 2026. Apúntate y te avisaremos cuando puedas empezar.