Microsoft 365 Copilot ja GDPR: pysyvätkö tietosi EU:ssa?
Lyhyt vastaus
Microsoft 365 Copilot ei käytä kehotteita, vastauksia tai yrityksen tietoja mallien kouluttamiseen, ja siihen sovelletaan Microsoftin tietojenkäsittelysopimusta. Tiedot kuuluvat EU Data Boundaryn piiriin, mutta uudet EU-asiakkaat voivat saada pyyntönsä käsiteltäväksi EU:n ulkopuolella kuormituspiikeissä (flex routing), minkä ylläpitäjä voi kytkeä pois. Copilot näkee kaiken, mihin käyttäjällä on pääsy Microsoft 365:ssä – joten tiedostojen ja sähköpostien käyttöoikeudet ovat yhtä tärkeitä kuin tekoäly itse.
Suurin riski on pääsy, ei tekoäly
Copilot löytää ja tiivistää sen, minkä käyttäjä voi nähdä. Jos työntekijällä on pääsy kansioon, jossa on palkkalaskelmia, Copilot voi käyttää niitä myös vastauksessa. Siksi ensimmäinen askel on siivota käyttöoikeudet – se on joka tapauksessa hyvää käytäntöä GDPR:n kannalta.
Kun tiedot tulevat muista järjestelmistä
Jos Copilotin pitää työskennellä asiakasluettelon, ansioluetteloläjän tai palkkajärjestelmän viennin parissa, turvallisinta on, ettei nimiä viedä mukana. GoalCuben kanssa tiedot ladataan EU:ssa, ja Copilot saa vain koodeja. Vastaus oikeine nimineen näkyy vain sinun organisaatiossasi.
| Asiakas | Sähköposti | Paikkakunta | Aihe |
|---|---|---|---|
| Helmi Ahonen | helmi.ahonen@example.com | Kuopio | Hyvitys |
| Eino Salminen | eino.salminen@example.com | Pori | Toimitus |
| Tuula Mäkelä | tuula.makela@example.com | Kajaani | Reklamaatio |
| Veikko Heikkinen | veikko.heikkinen@example.com | Seinäjoki | Toimitus |
| Anneli Rautio | anneli.rautio@example.com | Joensuu | Hyvitys |
Yhteydenotto Hei, olen Helmi Ahonen. Palautin tilauksen 7012345678 kaksi viikkoa sitten, mutta en ole vielä saanut rahojani takaisin. Maksakaa ne tilille FI23 1234 5600 0012 34. Ystävällisin terveisin, Helmi
| Asiakas | Sähköposti | Paikkakunta | Aihe |
|---|---|---|---|
| [PERSON_1] | [EMAIL_1] | [STED] | Hyvitys |
| [PERSON_2] | [EMAIL_2] | [STED] | Toimitus |
| [PERSON_3] | [EMAIL_3] | [STED] | Reklamaatio |
| [PERSON_4] | [EMAIL_4] | [STED] | Toimitus |
| [PERSON_5] | [EMAIL_5] | [STED] | Hyvitys |
Yhteydenotto Hei, olen [PERSON_1]. Palautin tilauksen [ID_1] kaksi viikkoa sitten, mutta en ole vielä saanut rahojani takaisin. Maksakaa ne tilille [IBAN_1]. Ystävällisin terveisin, [PERSON_1]
Asiakkaat Helmi Ahonen ja Anneli Rautio odottavat hyvitystä, ja heille pitäisi vastata tänään. Asiakas Veikko Heikkinen on odottanut pakettia 10 päivää. Vastausehdotus asiakkaalle Helmi Ahonen: "Hei Helmi Ahonen, kiitos kärsivällisyydestäsi. Raha on tulossa ja on tililläsi 5 pankkipäivän kuluessa."
Asiakkaat [PERSON_1] ja [PERSON_5] odottavat hyvitystä, ja heille pitäisi vastata tänään. Asiakas [PERSON_4] on odottanut pakettia 10 päivää. Vastausehdotus asiakkaalle [PERSON_1]: "Hei [PERSON_1], kiitos kärsivällisyydestäsi. Raha on tulossa ja on tililläsi 5 pankkipäivän kuluessa."
| Ehdokas | Syntynyt | Henkilötunnus | Työnantaja | Kokemus |
|---|---|---|---|---|
| Elina Rantanen | 1985-03-12 | 120385-931B | Jokilaakson Puu Oy | 12 |
| Jussi Eskola | 1992-11-02 | 021192-942H | Kymen Logistiikka Oy | 4 |
| Sari Nieminen | 1988-06-21 | 210688-9532 | Savon Metalli Oy | 9 |
| Pekka Hakala | 1979-01-30 | 300179-967Y | Selkämeren Lääke Oy | 18 |
CV Elina Rantanen on työskennellyt 12 vuotta budjetoinnin ja kuukausiraportoinnin parissa yrityksessä Jokilaakson Puu Oy. Hän on ottanut käyttöön uuden toiminnanohjausjärjestelmän ja johtaa kolmen hengen tiimiä. Yhteystiedot: elina.rantanen@example.com.
| Ehdokas | Syntynyt | Henkilötunnus | Työnantaja | Kokemus |
|---|---|---|---|---|
| [PERSON_1] | 40–49 vuotta | [ID_1] | [VIRKSOMHED_1] | 12 |
| [PERSON_2] | 30–39 vuotta | [ID_2] | [VIRKSOMHED_2] | 4 |
| [PERSON_3] | 30–39 vuotta | [ID_3] | [VIRKSOMHED_3] | 9 |
| [PERSON_4] | 40–49 vuotta | [ID_4] | [VIRKSOMHED_4] | 18 |
CV [PERSON_1] on työskennellyt 12 vuotta budjetoinnin ja kuukausiraportoinnin parissa yrityksessä [VIRKSOMHED_1]. Hän on ottanut käyttöön uuden toiminnanohjausjärjestelmän ja johtaa kolmen hengen tiimiä. Yhteystiedot: [EMAIL_1].
Ehdokkaat Elina Rantanen ja Sari Nieminen täyttävät yli 5 vuoden kokemusvaatimuksen, ja heidät pitäisi kutsua haastatteluun; kysy ehdokkaalta Sari Nieminen, onko hänellä kokemusta toiminnanohjausjärjestelmistä (ERP). Ehdokkaalla Jussi Eskola on 4 vuoden kokemus; vaatimus on 5. Päätöksen tekee ihminen.
Ehdokkaat [PERSON_1] ja [PERSON_3] täyttävät yli 5 vuoden kokemusvaatimuksen, ja heidät pitäisi kutsua haastatteluun; kysy ehdokkaalta [PERSON_3], onko hänellä kokemusta toiminnanohjausjärjestelmistä (ERP). Ehdokkaalla [PERSON_2] on 4 vuoden kokemus; vaatimus on 5. Päätöksen tekee ihminen.
| Toimittaja | Yhteyshenkilö | Tili | Päättyy |
|---|---|---|---|
| Pohjola Komponentit Oy | Tapio Koskela | FI89 1234 5604 5012 34 | 2027-01-31 |
| Mälaren Datacenter AB | Karin Lindqvist | SE35 5000 0000 0549 1000 0003 | 2026-12-31 |
| Hämeen Tarkkuustyö Oy | Antti Mattila | FI70 1234 5671 2093 49 | 2028-06-30 |
| Kainuun Pakkaus Oy | Marja Virkkunen | FI38 1234 5615 6208 74 | 2027-03-31 |
Ehdot Pohjola Komponentit Oy toimittaa erikoiskomponentteja sisäiseen hankkeeseen, jonka nimi on Projekti Kuuskajo. Hintaa korotetaan vuosittain kuluttajahintaindeksin mukaan lisättynä 3 prosentilla. Vastuu on rajattu 10 prosenttiin vuotuisesta sopimusarvosta. Muutoksissa ota yhteyttä: Tapio Koskela.
| Toimittaja | Yhteyshenkilö | Tili | Päättyy |
|---|---|---|---|
| [VIRKSOMHED_1] | [PERSON_1] | [IBAN_1] | 2027-01-31 |
| [VIRKSOMHED_2] | [PERSON_2] | [IBAN_2] | 2026-12-31 |
| [VIRKSOMHED_3] | [PERSON_3] | [IBAN_3] | 2028-06-30 |
| [VIRKSOMHED_4] | [PERSON_4] | [IBAN_4] | 2027-03-31 |
Ehdot [VIRKSOMHED_1] toimittaa erikoiskomponentteja sisäiseen hankkeeseen, jonka nimi on [PROJEKT_1]. Hintaa korotetaan vuosittain kuluttajahintaindeksin mukaan lisättynä 3 prosentilla. Vastuu on rajattu 10 prosenttiin vuotuisesta sopimusarvosta. Muutoksissa ota yhteyttä: [PERSON_1].
Sopimus toimittajan Pohjola Komponentit Oy kanssa uusiutuu automaattisesti, ellei sitä irtisanota viimeistään 31. lokakuuta. Se on tärkeä sisäiselle hankkeelle, joten neuvottele mieluummin hinnasta kuin irtisano sopimusta. Sopimus toimittajan Kainuun Pakkaus Oy kanssa uusiutuu myös automaattisesti; määräaika on 31. joulukuuta.
Sopimus toimittajan [VIRKSOMHED_1] kanssa uusiutuu automaattisesti, ellei sitä irtisanota viimeistään 31. lokakuuta. Se on tärkeä sisäiselle hankkeelle, joten neuvottele mieluummin hinnasta kuin irtisano sopimusta. Sopimus toimittajan [VIRKSOMHED_4] kanssa uusiutuu myös automaattisesti; määräaika on 31. joulukuuta.
Näin toimit
- Siivoa käyttöoikeudet.Copilot löytää kaiken, mihin työntekijällä on pääsy. Tarkista jaetut kansiot ja SharePoint.
- Kytke flex routing pois, jos tietojen pitää pysyä EU:ssa.Ylläpitäjä voi kytkeä sen pois.
- Merkitse arkaluonteiset asiakirjat.Käytä arkaluonteisuustunnisteita, jotta Copilot noudattaa niitä.
- Kirjaa käyttö.Erityisesti jos Copilotia käytetään HR:ssä tai asiakastietoihin.
- Pseudonymisoi, kun tekoälyn pitää työskennellä muiden järjestelmien tiedoilla.GoalCuben kanssa Copilot saa vain koodeja.
Näin laki sanoo
- Tietosuoja-asetuksen 25 ja 32 artikla
- Sisäänrakennettu ja oletusarvoinen tietosuoja sekä asianmukainen tietoturva – myös käyttöoikeuksien hallinta.
- Tietosuoja-asetuksen 44–46 artikla
- Käsittely EU:n ulkopuolella vaatii perusteen.
Kysymyksiä ja vastauksia
Kouluttaako Microsoft tiedoillamme?
Ei. Microsoftin mukaan kehotteita, vastauksia ja yrityksen tietoja Microsoft 365 Copilotissa ei käytetä perusmallien kouluttamiseen.
Mitä flex routing on?
Sitä, että uusien EU-asiakkaiden Copilot-pyyntöjä voidaan käsitellä EU:n ulkopuolella, kun kuormitus on suuri. Ylläpitäjä voi kytkeä sen pois.
Voiko Copilotia käyttää GoalCuben kanssa?
Kyllä, Copilot Studion agenttien kautta. Lisenssivaatimuksia ei ole vielä vahvistettu, ja Copilotia testataan edelleen.
Lähteet
- Microsoft: Data, privacy and security for Microsoft 365 Copilot
- Microsoft: Copilot flex routing
- Microsoft: EU Data Boundary
Kirjoittanut GoalCuben toimitus. Päivitetty viimeksi 11. lokakuuta 2026. GoalCube auttaa sinua noudattamaan tekoälyasetusta ja GDPR:ää. Se ei ole oikeudellista neuvontaa.
Ole ensimmäisten joukossa.
Odotamme lanseeraavamme marraskuussa 2026. Ilmoittaudu, niin kuulet meistä, kun pääset aloittamaan.