AI-policy för Demoföretaget AB

1. Syfte och omfattning

Policyn gäller alla medarbetare i Demoföretaget AB som använder AI i arbetet.

Den hjälper oss att använda AI ansvarsfullt och att följa AI-förordningen och GDPR.

Bygger på: art. 4 och 26 AI-förordningen; art. 5 och 24 GDPR

2. Godkända AI-verktyg

Dessa AI-verktyg får användas i arbetet: Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business.

Andra AI-verktyg får bara användas efter godkännande av den ansvariga.

Bygger på: art. 26.1 AI-förordningen

3. Registrerad användning av AI

Varje användning av AI på företagets data ska registreras i GoalCubes AI-register innan den tas i bruk.

Sammanfattning av kundärenden: Minimal risk.

Översikt över leverantörsavtal: Minimal risk.

Bedömning av sökande till controllertjänsten: Hög risk.

Bygger på: art. 6 och 26 AI-förordningen

4. Förbjuden användning

AI får aldrig användas till: känsloigenkänning på arbetsplatsen eller i utbildning; social poängsättning av personer; biometrisk kategorisering efter t.ex. ras, politisk åsikt, religion eller sexualitet; manipulation eller utnyttjande av sårbarheter som kan skada personer.

Bygger på: art. 5 AI-förordningen

5. Personuppgifter och konfidentiella data

Personuppgifter och konfidentiella affärsdata får inte skrivas eller klistras in direkt i ett AI-verktyg.

Sådana data används bara via GoalCube Personuppgifter, där AI:n bara ser pseudonymer, och de riktiga personuppgifterna stannar i EU.

Bygger på: art. 5, 25 och 44 GDPR

6. Mänsklig kontroll av beslut om personer

AI får inte fatta beslut om personer. AI:n kan rekommendera; en människa beslutar i varje ärende i GoalCube och motiverar beslutet.

Användning med hög risk som kräver mänsklig tillsyn och logg i minst 6 månader: Bedömning av sökande till controllertjänsten.

Berörda personer informeras om att AI används och kan få en förklaring av beslutet.

Bygger på: art. 22 GDPR; art. 14, 26 och 86 AI-förordningen

7. AI-kunnighet

Alla som använder AI i arbetet genomför GoalCubes utbildning i AI-kunnighet innan de börjar använda AI, och igen vid väsentliga ändringar.

Bygger på: art. 4 AI-förordningen

8. Ansvar och uppföljning

Ansvarig för policyn och AI-registret: VD.

Policyn granskas minst en gång per år och när en ny användning av AI registreras.

Fel, incidenter och oklarheter rapporteras till den ansvariga.

Bygger på: art. 24 GDPR; art. 26.5 AI-förordningen