Polityka AI dla: Demo Sp. z o.o.

1. Cel i zakres

Polityka dotyczy wszystkich pracowników firmy Demo Sp. z o.o., którzy używają AI w pracy.

Dzięki niej korzystamy z AI zgodnie z prawem i odpowiedzialnie, w zgodzie z unijnym AI Act i RODO.

Podstawa: art. 4 i 26 AI Act; art. 5 i 24 RODO

2. Zatwierdzone narzędzia AI

Te narzędzia AI można stosować w pracy: Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business.

Inne narzędzia AI można stosować tylko po zatwierdzeniu przez osobę odpowiedzialną.

Podstawa: art. 26 ust. 1 AI Act

3. Wpisane użycia AI

Każde użycie AI na danych firmy trzeba wpisać do rejestru AI w GoalCube, zanim zacznie być stosowane.

Podsumowanie zgłoszeń klientów: Minimalne ryzyko.

Przegląd umów z dostawcami: Minimalne ryzyko.

Ocena kandydatów na stanowisko controllera: Wysokie ryzyko.

Podstawa: art. 6 i 26 AI Act

4. Zakazane użycie

Zakazane użycia AI: rozpoznawanie emocji w miejscu pracy lub w edukacji; scoring społeczny osób; kategoryzacja biometryczna według np. rasy, poglądów politycznych, religii lub seksualności; manipulacja lub wykorzystanie słabości, które mogą zaszkodzić osobom.

Podstawa: art. 5 AI Act

5. Dane osobowe i poufne dane

Danych osobowych ani poufnych danych firmy nie wolno wpisywać ani wklejać bezpośrednio do narzędzia AI.

Takie dane wykorzystuje się tylko przez pakiet GoalCube Dane osobowe, gdzie AI widzi wyłącznie pseudonimy, a prawdziwe dane osobowe zostają w UE.

Podstawa: art. 5, 25 i 44 RODO

6. Nadzór ze strony człowieka nad decyzjami o osobach

AI nie może podejmować decyzji o osobach. AI może rekomendować; człowiek rozstrzyga każdą sprawę w GoalCube i uzasadnia decyzję.

Użycia wysokiego ryzyka, które wymagają nadzoru ze strony człowieka i dziennika prowadzonego co najmniej 6 miesięcy: Ocena kandydatów na stanowisko controllera.

Osoby, których sprawa dotyczy, są informowane o udziale AI i mogą otrzymać wyjaśnienie decyzji.

Podstawa: art. 22 RODO; art. 14, 26 i 86 AI Act

7. Kompetencje w zakresie AI

Każdy, kto używa AI w pracy, przechodzi kurs GoalCube z kompetencji w zakresie AI, zanim zacznie z niej korzystać, i ponownie przy istotnych zmianach.

Podstawa: art. 4 AI Act

8. Odpowiedzialność i kontrola

Osoba odpowiedzialna za politykę i rejestr AI: Prezes zarządu.

Politykę przegląda się co najmniej raz w roku oraz gdy wpisywane jest nowe użycie AI.

Błędy, incydenty i wątpliwości zgłasza się osobie odpowiedzialnej.

Podstawa: art. 24 RODO; art. 26 ust. 5 AI Act