AI-beleid voor Demobedrijf B.V.

1. Doel en reikwijdte

Het beleid geldt voor alle medewerkers van Demobedrijf B.V. die AI op het werk gebruiken.

Het zorgt ervoor dat we AI rechtmatig en verantwoord gebruiken, volgens de AI-verordening en de AVG.

Grondslag: Art. 4 en 26 AI-verordening; art. 5 en 24 AVG

2. Goedgekeurde AI-tools

Deze AI-tools mogen op het werk worden gebruikt: Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business.

Andere AI-tools mogen alleen worden gebruikt na goedkeuring van de verantwoordelijke.

Grondslag: Art. 26, lid 1, AI-verordening

3. Geregistreerd gebruik van AI

Elk gebruik van AI op bedrijfsgegevens moet in het AI-register van GoalCube worden geregistreerd voordat het wordt gestart.

Samenvatting van klantvragen: Minimaal risico.

Overzicht van leverancierscontracten: Minimaal risico.

Beoordeling van sollicitanten voor controller: Hoog risico.

Grondslag: Art. 6 en 26 AI-verordening

4. Verboden gebruik

AI mag nooit worden gebruikt voor: emotieherkenning op de werkplek of in het onderwijs; sociale scoring van personen; biometrische categorisering naar bijvoorbeeld ras, politieke opvattingen, religie of seksuele geaardheid; manipulatie of misbruik van kwetsbaarheden waardoor personen schade kunnen lijden.

Grondslag: Art. 5 AI-verordening

5. Persoonsgegevens en vertrouwelijke gegevens

Persoonsgegevens en vertrouwelijke bedrijfsgegevens mogen niet rechtstreeks in een AI-tool worden getypt of geplakt.

Zulke gegevens worden alleen gebruikt via GoalCube Persoonsgegevens, waar de AI alleen pseudoniemen ziet. De echte persoonsgegevens blijven in de EU.

Grondslag: Art. 5, 25 en 44 AVG

6. Menselijke controle op besluiten over personen

AI mag geen besluiten nemen over personen. De AI kan aanbevelen; een mens beslist over elk dossier in GoalCube en motiveert het besluit.

Gebruik met een hoog risico, dat menselijk toezicht en een log van minstens 6 maanden vereist: Beoordeling van sollicitanten voor controller.

Betrokken personen worden geïnformeerd dat er AI wordt gebruikt en kunnen een uitleg over het besluit krijgen.

Grondslag: Art. 22 AVG; art. 14, 26 en 86 AI-verordening

7. AI-geletterdheid

Iedereen die AI op het werk gebruikt, volgt de training AI-geletterdheid van GoalCube voordat hij of zij AI gaat gebruiken, en opnieuw bij belangrijke wijzigingen.

Grondslag: Art. 4 AI-verordening

8. Verantwoordelijkheid en opvolging

Verantwoordelijke voor het beleid en het AI-register: De directeur.

Het beleid wordt minstens één keer per jaar nagekeken, en telkens wanneer een nieuw gebruik van AI wordt geregistreerd.

Fouten, incidenten en twijfelgevallen worden gemeld aan de verantwoordelijke.

Grondslag: Art. 24 AVG; art. 26, lid 5, AI-verordening