Policy AI per Demo Srl

1. Scopo e ambito

La policy vale per tutti i dipendenti di Demo Srl che usano l'AI al lavoro.

Ci aiuta a usare l'AI in modo lecito e responsabile e a rispettare l'AI Act dell'UE e il GDPR.

Base: artt. 4 e 26 dell'AI Act; artt. 5 e 24 GDPR

2. Strumenti AI approvati

Questi strumenti AI si possono usare al lavoro: Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business.

Altri strumenti AI si possono usare solo con l'approvazione del responsabile.

Base: art. 26, paragrafo 1, dell'AI Act

3. Usi dell'AI registrati

Ogni uso dell'AI sui dati dell'azienda deve essere registrato nel registro AI di GoalCube prima di iniziare a usarlo.

Sintesi delle richieste dei clienti: Rischio minimo.

Panoramica dei contratti con i fornitori: Rischio minimo.

Valutazione dei candidati per il ruolo di controller: Alto rischio.

Base: artt. 6 e 26 dell'AI Act

4. Uso vietato

L'AI non deve mai essere usata per: riconoscimento delle emozioni sul luogo di lavoro o nell'istruzione; punteggio sociale delle persone; categorizzazione biometrica in base a, ad esempio, origine etnica, opinioni politiche, religione o sessualità; manipolazione o sfruttamento di vulnerabilità che possono danneggiare le persone.

Base: art. 5 dell'AI Act

5. Dati personali e dati riservati

I dati personali e i dati aziendali riservati non vanno scritti né incollati direttamente in uno strumento AI.

Questi dati si usano solo tramite GoalCube Dati personali, dove l'AI vede solo pseudonimi, e i dati personali reali restano in UE.

Base: artt. 5, 25 e 44 GDPR

6. Sorveglianza umana sulle decisioni che riguardano le persone

L'AI non deve prendere decisioni sulle persone. L'AI può raccomandare; una persona decide ogni caso in GoalCube e ne motiva la decisione.

Usi ad alto rischio che richiedono sorveglianza umana e log conservati per almeno 6 mesi: Valutazione dei candidati per il ruolo di controller.

Le persone interessate sono informate che l'AI è coinvolta e possono ricevere una spiegazione della decisione.

Base: art. 22 GDPR; artt. 14, 26 e 86 dell'AI Act

7. Alfabetizzazione AI

Chiunque usi l'AI al lavoro completa il corso di alfabetizzazione AI di GoalCube prima di iniziare a usarla, e di nuovo in caso di cambiamenti importanti.

Base: art. 4 dell'AI Act

8. Responsabilità e monitoraggio

Responsabile della policy e del registro AI: L'amministratore delegato.

La policy viene rivista almeno una volta all'anno e ogni volta che si registra un nuovo uso dell'AI.

Errori, incidenti e dubbi vanno segnalati al responsabile.

Base: art. 24 GDPR; art. 26, paragrafo 5, dell'AI Act