KI-Richtlinie für Demofirma GmbH

1. Zweck und Geltungsbereich

Die Richtlinie gilt für alle Mitarbeitenden von Demofirma GmbH, die bei der Arbeit KI nutzen.

Sie stellt sicher, dass wir KI rechtmäßig, verantwortungsvoll und im Einklang mit der KI-Verordnung (AI Act) und der DSGVO nutzen.

Grundlage: Art. 4 und 26 KI-VO; Art. 5 und 24 DSGVO

2. Freigegebene KI-Werkzeuge

Diese KI-Werkzeuge dürfen bei der Arbeit genutzt werden: Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Business.

Andere KI-Werkzeuge dürfen nur nach Freigabe durch die verantwortliche Person genutzt werden.

Grundlage: Art. 26 Abs. 1 KI-VO

3. Eingetragene KI-Nutzung

Jede Nutzung von KI mit Daten des Unternehmens muss im KI-Inventar von GoalCube eingetragen werden, bevor sie beginnt.

Zusammenfassung der Kundenanfragen: Minimales Risiko.

Übersicht über Lieferantenverträge: Minimales Risiko.

Bewertung der Bewerbungen für die Controller-Stelle: Hochrisiko.

Grundlage: Art. 6 und 26 KI-VO

4. Verbotene Nutzung

KI darf nie genutzt werden für: Emotionserkennung am Arbeitsplatz oder in der Ausbildung; Soziale Bewertung von Personen (Social Scoring); Biometrische Kategorisierung z. B. nach ethnischer Herkunft, politischer Meinung, Religion oder sexueller Ausrichtung; Manipulation oder Ausnutzung von Schwächen, die Personen schaden können.

Grundlage: Art. 5 KI-VO

5. Personenbezogene und vertrauliche Daten

Personenbezogene Daten und vertrauliche Geschäftsdaten dürfen nicht direkt in ein KI-Werkzeug eingegeben oder eingefügt werden.

Solche Daten werden nur über GoalCube Personendaten genutzt, wo die KI nur Pseudonyme sieht. Die echten personenbezogenen Daten bleiben in der EU.

Grundlage: Art. 5, 25 und 44 DSGVO

6. Menschliche Kontrolle bei Entscheidungen über Personen

KI darf keine Entscheidungen über Personen treffen. Die KI kann empfehlen; ein Mensch entscheidet jeden Fall in GoalCube und begründet die Entscheidung.

Hochrisiko-Nutzung, die menschliche Aufsicht und ein mindestens 6 Monate aufbewahrtes Protokoll erfordert: Bewertung der Bewerbungen für die Controller-Stelle.

Betroffene Personen werden informiert, dass KI beteiligt ist, und können eine Erklärung zur Entscheidung erhalten.

Grundlage: Art. 22 DSGVO; Art. 14, 26 und 86 KI-VO

7. KI-Kompetenz

Alle, die KI bei der Arbeit nutzen, absolvieren die KI-Schulung von GoalCube, bevor sie KI einsetzen, und erneut bei wesentlichen Änderungen.

Grundlage: Art. 4 KI-VO

8. Verantwortung und Nachverfolgung

Verantwortlich für die Richtlinie und das KI-Inventar: Geschäftsführung.

Die Richtlinie wird mindestens einmal im Jahr überprüft sowie immer dann, wenn eine neue KI-Nutzung eingetragen wird.

Fehler, Vorfälle und Zweifelsfragen werden der verantwortlichen Person gemeldet.

Grundlage: Art. 24 DSGVO; Art. 26 Abs. 5 KI-VO